Guia cultural e empresarial

Chegada dos produtos

Introdução

Uma das questões críticas ao importar da China é o momento em que os bens chagam fisicamente às suas mãos. Isto significa que para evitar quaisquer surpresas chocantes tais como receber produtos danificados ou embalagens com bolor, é fundamental acordar antecipadamente os padrões de qualidade, embalamento, garantias ou reclamações dos clientes com o seu fornecedor. Adicionalmente, para alem destes passos, assegure-se que o fornecedor preparou e alcançou todas as certificações devidas para evitar ficar retido na alfândega.

Embalamento dos produtos

Muitos importadores se esquecem de especificar como devem ser embalados os seus produtos e grandes quantidades – não sendo devidamente protegidas – não serão vendáveis ou simplesmente necessitarão de ser substituídos por outros, em bom estado. O embalamento correto protege os produtos de diversos modos durante o envio e previne as reclamações e fortes disputas com os fornecedores.

De qualquer forma, antes do envio é importante acordar com o fornecedor e coordenar o modo como os produtos devem ser embalados. Claro que cada tipo de produto tem um embalamento especial devido ao material ou a funções (por exemplo vidro, plástico, dispositivos eletrónicos). Seguramente, deve contar com um parceiro fiável que é responsável pelo embalamento e seja bastante claro sobre as condições do seu acordo que deve focar também como gerir as reclamações.

Adicionalmente, se os produtos vieram em caixas de cartão, é aconselhável que sejam colocadas em paletes envolvidas em plástico. Deste modo os produtos estarão mais protegidos e provavelmente será mais fácil transportá-los.

Assim que obtiver os produtos, é aconselhável efetuar uma inspeção minuciosa a todos e registar possíveis itens em falta ou danificados. Guarde os materiais de embalamento, os produtos danificados e os documentos de envio como prova, para preencher um questionário sobre todos os danos.

Reclamações e garantia

Assim que tiver os produtos, efetuar uma inspeção é fundamental e necessário.

Se os produtos estão danificados devido a embalamento insuficiente, deve abrir uma reclamação com empresa encarregue do envio e se tiver um seguro, deve ativá-lo de acordo com os procedimentos burocráticos internos.

Certamente irá ser-lhe-á pedido que documente todos os danos com fotografias ou um vídeo, e claro, o preenchimento dos documentos necessários. Deve ser efetuado um cálculo do valor perdido com base na quantia declarada na fatura e reportado com o departamento de reclamações. Não se esqueça que alguns custos, como os impostos, nem sempre são reembolsáveis.

É fundamental prevenir tais situações ao certificar-se que todos os passos necessários a um embalamento seguro são seguidos antes do envio e da reclamação.

Devolução do dinheiro ou não?

No caso de receber um lote que não o satisfaça, quais são os possíveis cenários?

Primeiramente, deve contactar o seu fornecedor e certificar-se que ele seguiu todos os passos acordados (é por esta razão que é altamente recomendado contratar um produtor que inclua também informação e detalhes sobre embalamento e etiquetagem).

Se for provado que o fornecedor está errado, ira provavelmente ser-lhe proposto a substituição e um desconto na sua próxima encomenda.

Por vezes pode ser arriscado porque na maioria dos casos, a qualidade das peças sobresselentes não o irá satisfazer e, por outro lado, o desconto significará que o fornecedor não tem muito interesse na sua encomenda, pois as margens de lucro serão ainda menores que as esperadas.

Existem também algumas outras opções tais como devolver os itens para serem reparados na China (avalie primeiro os custos e o tempo), reparar os itens internamente ou encontrar uma empresa que o possa fazer no seu país.

De qualquer modo, a melhor solução é investigar o problema para o resolver e prevenir a ocorrência de situações semelhantes no futuro.

Certificações laboratoriais: é melhor tê-las

Deve ser prestada a atenção adequada à certificação laboratorial para assegurar que os produtos que está a comprar cumprem os regulamentos do país em que os vende. Recorde-se que como um importador é responsável pela segurança dos produtos e de todos os seus componentes. Existem alguns produtos sensíveis tais como brinquedos, agentes químicos, componentes elétricos/eletrónicos que devem cumprir as regras do país de destino ou incorrerá em sérios problemas legais.

É por esta razão que é bastante útil solicitar aos fornecedores as certificações emitidas pelos laboratórios autorizados e reconhecidos que efetuam os testes.

É fundamental certificar-se que:

  • A certificação se aplica a todos os seus produtos (todo o lote), pois geralmente os testes são efetuados em amostras que são enviados após o início da produção;
  • Verifica que todos os documentos e relatórios dos testes são verdadeiros;
  • Desde que todas as peças em produção não sejam alteradas, a certificação do laboratório é válida mas esteja ciente que se ocorrer alguma alteração, deve solicitar que o teste seja novamente efetuado;
  • Verifica se laboratório tem autorização para efetuar testes nos seus produtos e se possuem a certificação ISO 17025.

Por fim, pode considerar úteis as dicas sobre laboratórios autorizados neste site:

http://qualityinspection.org/verify-testing-certificate/

Project 2014-1-PL01-KA200-003591