Przewodnik kulturowo biznesowy

Czy mogę się przedstawić?

Wprowadzenie

Jedną z najczęściej słyszanych rad dla przedsiębiorcy przed podróżą do Chin jest to, by zabrał mnóstwo wizytówek, zwłaszcza tych napisanych po chińsku.

Czy to prawda? Całkowita, ponieważ każdy w Chinach ma wizytówkę ze swoimi danymi firmowymi i osobistymi. W związku z tym zawstydzającym byłoby, gdyby ich zabrakło.

Wizytówki

Jak powszechnie wiadomo, Chińczycy mają wyjątkowe podejście do kwestii wizytówek. Prawie każdy z nich je ma. Wielu Chińczyków posiada wizytówki prezentujące ich firmę. Niemniej jednak może się zdarzyć, że dadzą wam również swoją osobistą wizytówkę.

W świecie biznesu wizytówka jest niezbędna. Należy zadbać o to, by zabrać ze sobą właściwą ilość wizytówek, aby ich nie zabrakło podczas zaplanowanych wcześniej spotkań. Kolejną ważną rzeczą jest, aby posiadać zarówno angielskie, jak i chińskie wersje wizytówek lub mieć dwustronne wizytówki w obu językach. Wszystko po to, by wasze chińskie wizytówki pomogły w przełamaniu barier, zwłaszcza jeżeli macie już chińskie imię, pomoże to z pewnością zwrócić uwagę rozmówcy.

Połączenie cyfrowe

Chińczycy uwielbiają utrzymywać kontakt. W ostatnich latach wizytówki zyskały częściowo cyfrową formę, zwłaszcza wśród młodzieży. Kody QR dla QQ i Weixin (Wechat) umożliwiają dostęp do konkretnych skanów, co umożliwia połączenie z wizytówką i zmniejsza straty związane ze zgubieniem jej papierowej wersji!

Podczas niektórych nieformalnych sytuacji (takich jak na przykład spotkania ze znajomymi) należy mieć przygotowany własny kod QR, aby umożliwić swojemu partnerowi zeskanowanie go. Warto pamiętać, że platforma Wechat często jest używana jako szybki sposób komunikacji i wymiany informacji – nawet tych związanych z biznesem i handlem.

Brak wizytówek? Uważaj!

Może zdarzyć się, że Chińczyk nie będzie mieć ze sobą wizytówki. Ma to miejsce głównie, jeżeli jest to bardzo ważna osoba i tym samym nie potrzebuje ona wizytówki, ponieważ jest dobrze znana. Ogólną praktyką jest, że rzeczywiste osoby decyzyjne pozostają w cieniu. Nie będą one również mieć stanowisk na swoich wizytówkach i nie będą obnosić się ze swoim statusem. W takim wypadku nie należy panikować, a zwyczajnie przekazać oburącz swoją wizytówkę na znak szacunku. Możliwe, że właśnie poznałeś osobę o strategicznej funkcji w firmie.

Pieczątka czy podpis?

Przepaść kulturowa między mentalnością chińską i zachodnią jest ogromna nawet przy podpisywaniu porozumień i kontraktów. Kulturowa waga podpisu jest zupełnie inna, ponieważ Chińczycy uważają moment złożenia podpisu tylko za krok na drodze do rozpoczęcia wzajemnej odpowiedzialnej współpracy. Z prawnego punktu widzenia najważniejszym jest, aby umowa zawierała zasadnicze informacje. W krajach europejskich kontrakt podpisany przez prawnego przedstawiciela firmy jest w pełni ważny, natomiast w Chinach sam podpis nie posiada takiej wagi, jeżeli nie jest uwierzytelniony firmową pieczęcią.

Pieczęć firmowa jest niezbędnym elementem w Chinach, dlatego też każda zarejestrowana firma musi zgłosić swoją pieczęć w Urzędzie Bezpieczeństwa Publicznego.

Istnieje kilka rodzajów pieczęci, a każdy z nich ma swoje przeznaczenie. Najważniejszymi są pieczęcie firmowe, które używane są przy podpisywaniu oficjalnych, wiążących dokumentów. Pieczęcie na ogół są okrągłe i wykorzystują tusz w kolorach czerwonym lub niebieskim. Posiadają one zarejestrowaną nazwę firmy na górze i zazwyczaj są zamykane w sejfach – jedna osoba sprawuje nad nimi pieczę i zdaje sprawozdanie z każdego jej użycia.

Istnieją również inne rodzaje pieczęci. Zazwyczaj każdy dział w dużej firmie posiada swoją własną, co oznacza, że przy podpisywaniu transakcji finansowych niezbędna jest „pieczęć finansowa”, przy podpisywaniu kontraktów „pieczęć kontraktowa”, a przy uwierzytelnianiu rachunków „pieczęć fakturowa”.

Czy prezentacja twojej firmy jest efektywna?

Po podjęciu decyzji o wejściu na rynek chiński, jednym z najważniejszych pytań jakie należy sobie zadać jest to, jak przygotować atrakcyjne materiały informacyjne dla Chińczyków.

W broszurach, na ulotkach i w innych materiałach promocyjnych należy zawrzeć jak najwięcej informacji, aby właściwie zbudować własną reputację i „twarz”. Takie podejście jest niezwykle cenione wśród Chińczyków (nie tylko w sferze biznesowej).

Co więcej, dla chińskich partnerów ważnymi informacjami mogą okazać się również: główny obszar działalności, siedziba, obrót i dane dotyczące spółek zależnych.

Jeżeli twoja firma ma długą historię, należy to podkreślić, ponieważ uważane jest to za oznakę wiarygodności. Można również załączyć zdjęcia pokazujące środowisko pracy firmy.

Warto również pomyśleć o uwzględnieniu rzeczy, z których jesteśmy dumni, takich jak informacje o dawnych i obecnych partnerach, zdjęcia pracowników wysokiego szczebla, a także nagrody, które z pewnością podbudowują obraz firmy w oczach chińskich partnerów.

Jeżeli chodzi o kolory i wzornictwo należy je dostosować do docelowego sektora – na przykład jeżeli zajmujemy się wysokiej jakości markami w świecie mody, zalecane jest stworzenie modnej i atrakcyjnej dokumentacji. Dwa kolory, które w Chinach najbardziej kojarzą się z pomyślnością to czerwony i złoty, dlatego też warto pomyśleć o uwzględnieniu ich w swoich materiałach. Czerwony jest symbolem władzy i dostatku, złoty zaś historycznie kojarzony jest z rodziną cesarską.

Naturalnie pełna treść materiałów musi być starannie przetłumaczona na język chiński!

Bibliografia

Kai-Alexander Schlevogt - The Art of Chinese Management: Theory, Evidence and Applications Publisher: Oxford University Press, USA | 2002-06-15 | ISBN: 0195136446

Chris Torrens, “Doing Business in China: A Guide to the Risks and the Rewards”, John Wiley & Sons Inc (13 July 2010)

Scott D. Seligman, “Chinese Business Etiquette: A Guide to Protocol, Manners, and Culture in the People's Republic of China” ,

James McGregor, “One Billion Customers: Lessons from the Front Lines of Doing Business in China”, Free Press; Reprint edition (2007)

Linki zewnętrzne

Project 2014-1-PL01-KA200-003591