Przewodnik kulturowo biznesowy

Listy z Chin

Wprowadzenie

W normalnych okolicznościach usługi pocztowe świadczone na terenie Chin są raczej niezawodne. Chińska Poczta to państwowe przedsiębiorstwo pocztowe, z którego korzysta wiele osób i firm na terenie całego kraju. Działają tam także alternatywne firmy kurierskie takie jak FedEx, UPS, DHL, TNT, świadczące bardziej wyspecjalizowane usługi takie jak: większa różnorodność opcji priorytetowych, lepsze możliwości śledzenia przesyłek oraz dostawy w ciągu 24h.

Podstawowa zasada to unikanie zawodnych i nie sprawdzonych firm kurierskich, gdyż można stracić nie tylko nadaną przesyłkę, ale i wniesioną opłatę.

Wysyłanie listów w Chinach

Wysyłanie listów z jednego miejsca do drugiego na obszarze Chin czy z innego kraju do Chin, to niełatwe zadania, gdyż trzeba opanować pisanie adresu pocztowego w języku chińskim. Zapisanie adresu pismem chińskim to gwarancja szybszego i bardziej dokładnego doręczenia przez chińskie firmy pocztowe. Jeśli nie znacie Państwo chińskich znaków wówczas warto, prócz napisania adresu po angielsku, przynajmniej zapisać go w pinyin, czyli z wykorzystaniem oficjalnej transkrypcji standardowego języka mandaryńskiego na alfabet łaciński.

W większości zachodnich państw, dane adresowe są zapisywane począwszy od nazwy odbiorcy, a następnie wpisuje się dane dotyczące lokalizacji, rozpoczynając od największych jej szczegołów, a kończąc na kwestii najogólnejszej, takiej jak nazwa kraju. W Chinach jest odwrotnie, a mianowicie dane adresowe są wpisywane w odwortnej kolejności niż na Zachodzie (najpierw państwo, potem coraz drobniejsze jego szczegóły, kończąc na nadawcy listu).

Sam adres jest w Chinach często dzielony na dwie linie. Można samemu zadecydować, w którym miejscu dokonać podziału, lecz powszechnie dane adresowe zapisywane są w drugiej linii począwszy od nazwy miasta.

Zazwyczaj w językach zachodnich nie wskazuje się rodzaju lokalizacji, zaś w chińskim się ją dopisuje. Przykładowo, po angielsku, wystarczy napisać nazwę miasta, a w chińskim po wpisaniu nazwy miasta należy dodać shi. Ponadto, w Chinach kwartały ulic często nie mają nazw, a jedynie oznaczone są numerami. Ulice, budynki, domy, itd. wymagają użycia hao by wskazać ich numer, a więc należy dopisać hao po wpisaniu numeru.

Podczas pisania adresu w Chinach praktykuje się wpisywanie tytułu odbiorcy. Można wpisać go w nawiasach kwadratowych po imieniu i nazwisku odbiorcy. Zależnie od sytuacji używa się tytułu zawodowego lub zwrotu grzecznościowego typu Pan/Pani. Ponadto, po tytule lub zwrocie należy dopisać shou (adresat) lub qi (do otwarcia przez) by wskazać do kogo jest adresowany list (pomocnym może okazać się podanie także numeru telefonu odbiorcy).

Kod pocztowy to kluczowa część adresu. Na chińskiej przesyłce listowej, kod pocztowy wpisuje się w lewym górnym rogu koperty (jeśli nie zna się kodu można go sprawdzić w chińskim urzędzie pocztowym). Proszę mieć na uwadze, iż gdy kod pocztowy zostanie prawidłowo podany, a w adresie wystąpią drobne błędy list czy paczka najprawdopodobniej mimo to dotrą do miejsca przeznaczenia. Gdy wysyła się list z innego kraju do Chin bardzo ważnym jest by wskazać w adresie czy ma być dostarczony do Chin, Hongkongu czy Makao, więc przed kodem pocztowym nalezy wpisać odpowiednią nazwę państwa, czyli ChRL, Hongkong lub Makao. Jeśli list jest adresowany do Hongkongu wystarczy napisać adres po angielsku.

Wysyłanie paczki za granicę korzystając z usług Chińskiej Poczty

Chińska Poczta należąca do sieci Express Mail Service Cooperative (EMS) to najtańszy sposób na wysyłanie przesyłek w obrębie Chin i poza ich granice.

Zanim odwiedzi się lokalny urząd pocztowy, warto nauczyć się nieco chińskiego lub przynajmniej mieć zapisane wszystkie potrzebne informacje chińskim pismem. W chińskich urzędach pocztowych są zazwyczaj tłumy, więc warto wstać wcześnie rano by uniknąć kolejek.

Gdy wysyła się z Chin międzynarodowe przesyłki, należy podać swe chińskie dane adresowe, a więc adres domowy czy firmowy zapisane chińskim pismem. Nadając zamorski list czy paczkę, warto skorzystać z usług Chińskiej Poczty lub China Express Service. Stawka zależy od wagi, rozmiarów oraz wykorzystywanych środków transportu. Jeśli wybierają się Państwo do urzędu pocztowego, a szczególnie w niewielkiej dzielnicy/miejscowości warto zabrać ze sobą gotówkę, gdyż zazwyczaj nie przyjmuje się tam płatności dokonywanych kartami kredytowymi.

Zaleca się wydrukowanie adresu na papierze przed zapisaniem go w komputerze, urzędnik pocztowy wpisze odręcznie adres na szablonie (proszę zachować cierpliwość, gdyż Chińczycy mało wprawnie posługują się alfabetem łacińskim). Przepisywanie wydrukowanych znaków jest znacznie łatwiejsze niż rozszyfrowywanie odręcznego pisma. Jeśli nie potraficie Państwo pisać po chińsku, przynajmniej nazwę państwa warto zapisać zarówno po angielsku, jak i po chińsku. To pomoże pracownikom urzędu pocztowego w skierowaniu przesyłki we właściwym kierunku.

W Chinach, jeśli nie pokaże się pracownikom urzędu pocztowego zawartości przesyłki przed jej wysłaniem, nie zostanie ona przyjęta do wysyłki. Stąd, jeśli planuje się wysyłkę towarów w swoim opakowaniu, nie wolno go zaklejać przed dokonaniem obowiązkowej kontroli zawartości na poczcie. Można też przynieść na pocztę rzeczy, które chce się wysłać i po sprawdzeniu ich przez urząd pocztowy włożyć do zakupionego na miejscu pudełka.

Gdy nadaje się międzynarodowe przesyłki, zamiast czekać w długiej kolejce w urzędzie pocztowym by otrzymać formularz odprawy celnej, można podać kraj przeznaczenia asystentowi z działu nadawania paczek, który da Państwu odpowiedni dwujęzyczny formularz odprawy celnej zgodnie z jej docelowym krajem doręczenia. Trzeba wypełnić dwa formularze odprawy celnej.

Odprawa celna międzynarodowej paczki w chińskim urzędzie celnym

W Chinach, gdy otrzymuje się paczkę z zagranicy należy udać się do miejscowego urzędu celnego celem dokonania odprawy celnej paczki.

By otrzymać w paczce z zagranicy rzeczy osobiste należy wypełnić "deklarację dotyczącą przychodzących lub wychodzących rzeczy osobistych". Są różne formularze deklaracji, zazwyczaj formularze KJ1 są głównie dla towarów zwolnionych z opłat celnych, bez dokumentów poświadczających ich wartość handlową lub pokwitowań. Formularz KJ2 stosowany jest w przypadku towarów zwolnionych z cła, próbek i materiałów reklamowych o wartości niższej niż 400 yuanów lub podlegajacych opłatom celnym i opodatkowaniu w kwocie niższej niż 50 yuanów. Formularz KJ3 jest natomiast potrzebny w przypadku próbek i materiałów reklamowych podlegających opłatom celnym. Poza wymienionymi powyżej trzema uproszczonymi przykładami, wymagany jest formularz formalnego wejścia przesyłki (przesyłka Klasy D) oraz formularz indywidualnej deklaracji lub indywidualna faktura celna by dopełnić procedury odprawy celnej.

Procedury odprawy celnej zależne są od wartości i charakteru towarów, a podczas importu czy wysyłania towarów, dokumentów, próbek czy materiałów reklamowych należy zachować staranność, szczególnie, gdy decydujecie się Państwo na zastosowanie uproszczonych procedur z wykorzystaniem formularzy KJ1, KJ2 czy KJ3.

Co do zasady, należy wyraźnie i szczegółowo zadeklarować nazwę przedmiotu w języku angielskim oraz dokładną wartość w walucie wskazanej na fakturze. Podczas odprawy celnej wymaga się przedłożenia takich dokumentów jak faktura pro forma czy faktura handlowa, a na fakturach winny zostać umieszczone dane adresata i nadawcy, wraz z ich numerami telefonów, nazwami przedsiębiorstw oraz ich adresami. Opis materiału wymaga podania nazwy przedmiotu, jego ilości, wartości oraz miejsca pochodzenia.

Podczas przygotowywania chińskiej odprawy celenej w opraciu o fakturę handlową lub fakturę pro forma, list przewozowy czy formularz deklaracji, należy sprawdzić czy nie deklaruje się zawartości paczki jako coś innego. Należy zadeklarować zawartość zgodnie z wymaganiami chińskich regulacji prawnych (nazwa, ilość, wartość, miejsce pochodzenia). Główna kwestia jaka pojawia się w związku z wypełnianiem deklaracji w Chinach to tendencja do zaniżania wartości zawartości, deklarowanie przedmiotów jako o zerowej wartości lub jako prezent, lub do użytku osobistego, innymi słowy jako przedmioty o zerowej wartości handlowej. Gdy wszystko jest poprawnie zadeklarowane, uda się łatwiej załatwić wszelkie sprawy.

Podsumowując, wysyłanie listu, paczki oraz proces odprawy celnej, wszystkie te czynności, odbywają się w Chinach według ustalonych procedur, więc warto dołożyć wszelkich starań by nabyć odpowiednie umiejętności zaraz po przyjeździe, gdyż są one nieodzowne w codziennym życiu, a także do prowadzenia interesów!

Bibliografia

Źródła: https://www.canadapost.ca/tools/pg/manual/PGIntDestDetails-e.asp?table=tblCountry&txtLetter=CN

Linki zewnętrzne

Project 2014-1-PL01-KA200-003591