Przewodnik kulturowo biznesowy

Przybycie towarów

Wprowadzenie

Jedna z zasadniczych kwestii podczas importu z Chin dotyczy momentu, w którym towary fizycznie są przekazywane do Państwa rąk. Tak więc w celu uniknięcia jakichkolwiek szokujących niespodzianek takich jak otrzymanie uszkodzonych towarów czy spleśniałego opakowania, zasadniczą kwestią jest uprzednie uzgodnienie z dostawcą standardów w zakresie jakości, opakowania, warunków gwarancji czy odszkodowań dla klientów. Ponadto, poza tymi krokami, należy upewnić się czy dostawca przygotował i spełnił wymagania w celu otrzymania wszystkich odpowiednich certyfikacji, by uniknąć zatrzymania towaru przy odprawie celnej.

Pakowanie towarów

Wielu importerów zapomina by wskazać jak ich towary winny być spakowane, stąd duże ilości produktów - będąc niedostatecznie chronionymi - nie nadają się do sprzedaży lub, po prostu, muszą zostać wymienione na te w dobrym stanie. Odpowiednie opakowanie chroni towary na wiele sposobów w trakcie ich wysyłki i zapobiega składaniu roszczeń odszkodowawczych oraz powstawaniu poważnych sporów z dostawcami.

Przed wysyłką ważnym jest by uzgodnić z dostawcą oraz koordynować sposób pakowania produktów. Oczywiście, każdy rodzaj towarów ma specjalne opakowanie ze względu na swoisty materiał, z którego zostały wykonane czy ich funkcję (np. szkło, tworzywo sztuczne, urządzenia elektroniczne). Z pewnością, musicie Państwo polegać na zaufanym partnerze odpowiedzialnym za pakowanie i wyraźnie określić aspekty związane z warunkami umownymi, które winny poruszać także kwestie zarządzania roszczeniami odszkodowawczymi.

Ponadto, jeśli towary są w kartonach, zaleca się umieszczenie ich na paletach owniętych folią z tworzywa sztucznego. W ten sposób produkty będą lepiej chronione i prawdopodobnie będzie je łatwiej przemieszczać.

Po otrzymaniu towarów, zalecane jest przeprowadzenie dokładnej kontroli obejmującej wszystkie produkty oraz sporządzenie notatek dotyczących uszkodzonych lub brakujących pozycji. Wszystkie materiały opakowaniowe, uszkodzone materiały oraz wszelkie dokumenty przewozowe winny zostać zachowane jako dowody, w celu wypełnienia ankiety dotyczącej wszystkich poniesionych strat.

Roszczenia odszkodowawcze oraz gwarancja

Po złożeniu reklamacji dotyczącej towarów, pierwszorzędne znaczenie ma konieczność przeprowadzenia kontroli produktów.

Jeśli towary są uszkodzone z powodu nieodpowiedniego opakowania, należy wnieść roszczenie w stosunku do przedsiębiorstwa odpowiedzialnego za przewóz, a jeśli posiadacie Państwo ubezpieczenie ubiegać się o odszkodowanie zgodnie z jego wewnętrznymi procedurami.

Z pewnością zostaniecie Państwo poproszeni o udokumentowanie wszelkich uszkodzeń za pomocą filmu wideo czy zdjęć oraz, oczywiście, o wypełnienie wszelkich wymaganych dokumentów. Należy przygotować kakulację wartości straty w oparciu o ilość zadeklarowaną na fakturze oraz zgłosić ją w oddziale ds. roszczeń odszkodowawczych. Proszę pamiętać, iż niektóre koszty takie jak podatek VAT nie zawsze podlegają zwrotowi.

Kluczowe znaczenie ma zapobieganie tego typu sytuacjom i upewnienie się przed przybyciem i złożeniem reklamacji, że przeprowadzono wszystkie właściwe kroki w celu zapewnienia bezpieczeństwa towarów za pomocą opakowania.

Podlega czy nie podlega zwrotowi?

Jakie są możliwe scenariusze przebiegu wydarzeń, gdy otrzyma się partię towaru nie spełniającą określonych wymogów?

Przede wszystkim, należy skontaktować się z dostawcą i sprawdzić czy postąpił zgodnie ze wszystkimi krokami określonymi w umowie (dlatego zaleca się podpisanie noty o Producencie Oryginalnego Wyposażenia, która zawiera także informacje i szczegóły dotyczące opakowania i jego oznakowania).

Jeśli okaże się, że dostawca nie postąpił prawidłowo w tym względzie, najprawdopodobniej zaproponuje Państwu wymianę lub rabat przy kolejnym zamówieniu.

Czasem może być to obarczone ryzykiem albowiem w większości przypadków, jakość części zamiennych nie będzie dla Państwa satysfakcjonująca i z drugiej strony, udzielony rabat sprawi, iż dostawca gorzej wywiąże się z realizacji złożonego przez Państwa zamówienia, gdyż marża jego zysku będzie niższa od oczekiwanej.

Istnieją także inne opcje takie jak odesłanie przedmiotów celem dokonania naprawy w Chinach (najpierw należy dokonać oceny kosztów i czasu), przeprowadzenie naprawy we własnym przedsiębiorstwie lub znalezienie przedsiębiorstwa we własnym kraju, które dokona ich naprawy.

W każdym razie, najlepszym rozwiązaniem jest zbadanie problemu w celu znalezienia jego rozwiązania oraz podejmowanie działań na rzecz zapobiegania podobnym przypadkom w przyszłości.

Certyfikaty laboratoryjne - lepiej je posiadać

Należy zwracać uwagę na certyfikację laboratoryjną by mieć pewność, iż kupowane produkty spełniają wymagania zawarte w przepisach obowiązujących w kraju, w którym mają być sprzedawane. Należy pamiętać, iż jako importerzy jesteście Państwo odpowiedzialni za bezpieczeństwo użytkowania produktów i ich komponentów. Produkty wrażliwe takie jak zabawki, środki chemiczne, komponenty elektroniczno-elektryczne winny spełniać wymogi obowiązujące w kraju przeznaczenia, gdyż w przeciwnym wypadku jest się narażonym na poważne problemy prawne.

Oto powód, dla którego warto pytać dostawców o certyfikaty wydawane przez autoryzowane i uznane laboratoria, które wykonują stosowne testy.

Kluczowym jest by sprawdzić, czy:

  • Certyfikat dotyczy wszystkich zamówionych przez Państwa produktów (całej partii), gdyż zasadniczo testy wykonywane są na próbkach przesyłanych przed rozpoczęciem produkcji;
  • Dokumenty i wyniki badań są prawdziwe;
  • Dopóki części do produkcji nie ulegną zmianie, certyfikat laboratoryjny jest ważny, przy czym należy mieć świadomość, że gdy zostanie wprowadzona zmiana, powinno się ponownie ubiegać o przeprowadzenie testu;
  • Laboratorium jest dopuszczone do wykonywania badań produktów i czy posiada ono certyfikację ISO 17025.

I wreszcie na koniec, lecz nie mniej ważne użyteczne wskazówki dotyczące autoryzowanych laboratoriów, które można znaleźć na następującej stronie internetowej:

http://qualityinspection.org/verify-testing-certificate/

Project 2014-1-PL01-KA200-003591