Przewodnik kulturowo biznesowy

Na koniec, umowa

Wprowadzenie

Zawieranie umów z chińskimi przedsiębiorstwami ma bardziej formalny charakter niż na Zachodzie. Spotkania z Chińczykami, szczególnie ceremonie podpisania, zazwyczaj kończą się kolacją lub karaoke, a podczas tych nieformalnych spotkań można również dokonywać ustaleń niektórych kwestii biznesowych mniejszej wagi. Jednakowoż podpisanie umowy oraz wydanie bankietu, a szczególnie to ostatnie wydarzenie, to znak, iż wszyscy znów są przyjaciółmi, wypracowano wszelkie najważniejsze kwestie, zaś te mniej ważne aspekty wynikłe po podpisaniu umowy mogą zostać odłożone na koniec.

Podpisanie, opieczętowanie oraz dostarczenie umowy

Umowy z chińskim partnerem są uznawane za umowy międzynarodowe i zazwyczaj przygotowuje się je w dwóch lub większej ilości wersji językowych, zawsze w języku chińskim oraz angielskim. Ta dualność wersji językowych nie przysparza większych problemów, jeśli jest odpowiednio traktowana. Jeśli umowa została sporządzona zarówno po chińsku, jak i po angielsku, absolutnie koniecznym jest wskazanie, który język jest oficjalnym językiem umowy, gdyż spór sądowy dotyczący jednej umowy jest dość kosztowny, więc nie ma potrzeby wytaczania dwóch procesów sądowych. Wszystko zależy od tego gdzie chciałoby się najbardziej by spory były rozstrzygane. Jednakże, powszechną praktyką jest uzgadnianie, iż chińska wersja językowa stanowi oficjalną wersję umowy, a umowy podlegają jurysdykcji sądów na terenie Chin, gdyż niezwykle rzadko chiński wytwórca wyraża zgodę na przeprowadzanie procedur arbitrażowych w języku angielskim. Proszę pamiętać, iż chińskie sądy czy organy rozjemcze i tak uznają angielską wersję za obowiązujacą. Oczywiście, w trakcie ceremonii podpisania, gdy wszystkie dokumenty są gotowe do zatwierdzenia, winno zostać całkowicie wyraźnie określone i zadeklarowane w zapisach, która wersja językowa ma decyzyjny charakter w przypadku wystąpienia sporu.

Dla celów uprawomocnienia umowy, wszystkie chińskie przedsiębiorstwa mają wyznaczonego przedstawiciela prawnego oraz posiadają pieczęć firmową. Znaczącym elementem ceremonii podpisania jest parafowanie każdej strony umowy oraz oficjalne podpisanie dokumentów na ich końcu. Po złożeniu podpisów na umowie stawia się pieczęcie. Wiele zagranicznych przedsiębiorstw nie używa pięczęci. Dla chińskiego przedsiębiorstwa, pieczęć jest najważniejszym elementem stanowiącym o ważności dokumentu. W Chinach powszechnie praktykuje się przechowywanie pieczęci w firmowym sejfie i wyjmowanie jej z sejfu przy zawieraniu umowy do jej opieczętowania. Po podpisaniu i opieczętowaniu umowy, pieczęć jest natychmiast wkładana z powrotem do sejfu. Oficjalna umowa powinna być zarówno podbita pieczątką przedsiębiorstwa, jak i zawierać podpis złożony przez przedstawiciela prawnego, lecz czasem pieczątka przedsiębiorstwa bez podpisu także stanowi o uprawomocnieniu umowy.

Dla Europejczyków podpis ma większe znaczenie niż pieczątka, lecz ze względów historycznych w Chinach, pieczątka jest elementem wiążącym, a podpis nie ma takiego znaczenia.

W Chinach pieczątka stanowi znacznie ważniejszy wyraz posiadania władzy niż podpis. Mimo, że Chińskie Prawo Zobowiązań Umownych stanowi, iż umowa zawarta w formie pisemnej jest wiążąca jeśli została podpisana i opieczętowana przez strony, większość Chińczyków nadal bardziej honoruje pieczątkę niż podpis. Stąd, rozsądnym jest by upewnić się, że umowa z Chińskim przedsiębiorstwem zawiera zarówno podpis przedstawiciela prawnego przedsiębiorstwa, jak i pieczęć przedsiębiorstwa. Zawsze, należy użyć przynajmniej pieczątki firmowej do opieczętowania i uprawomocnienia umowy.

Definicja wystarczającej formy pisemnej do zawarcia umowy różni się w krajach Zachodu i Wschodu. Podczas, gdy dla europejskich przedsiębiorstw wystarczający jest PDF z podpisaną umową, zeskanowany i przesłany za pomoca e-maila, chińskie przedsiębiorstwa będa prawdopodobnie wymagały wydrukowanego egzemplarza dokumentu podpisanego i podbitego pieczęcią dostarczonego do nich fizycznie.

Istnieją trzy główne kwestie, które należy starannie zorganizować. Pierwsza to podpis na umowie, który ma zostać złożony przez prawnego przedstawiciela chińskiego przedsiębiorstwa. Przed złożeniem podpisu na umowie należy sprawdzić w zezwoleniu na prowadzenie działalności gospodarczej danego przedsiębiorstwa kto jest jego prawnym przedstawicielem, a tym samym jest upoważniony do podpisania umowy.

Niezależnie od tego jaki rodzaj umowy jest podpisywany z kontrahentem rodem z Chin, zawsze należy zweryfikować w zezwoleniu na prowadzenie działalności gospodarczej swego chińskiego partnera zarejestrowaną nazwę przedsiębiorstwa, adres oraz osobę przedstawiciela prawnego. Jeżeli chińskie przedsiębiorstwo waha się czy udostępnić Państwu zezwolenie na prowadzenie działalności celem przeprowadzenia weryfikacji winno być to interpretowane jako ostrzeżenie, gdyż często zdarza się, że firmy w Chinach mają podrobione zezwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej.

Co więcej, wszelką niechęć do udostepnienia zezwolenia należy traktować niczym poważne ostrzeżenie!

Druga ze wspomnianych powyżej kwestii to posiadanie decyzji zarządu chińskiego przedsiębiorstwa zawierającej wyraźną akceptację podpisania umowy oraz upoważniajacą ich przedstawiciela prawnego do podpisania jej.

Na koniec, umowa winna być obowiązkowo opieczętowana pieczątką firmową lub chińską pieczęcią do podbijania umów.

Chiński bankiet-niepisane zasady

Bankiet na terenie Chin to nie tylko posiłek zjedzony w miłej atmosferze. Formalny chiński bankiet wydaje się być niemalże komiczny dla ludzi Zachodu, lecz czasem muszą być w stanie poradzić sobie w jego trakcie.

Tak jak po powrocie do Europy, gdzie wskazuje się opis zadania oraz specyficzny zakres obowiązków, w Chinach także należy nauczyć się postępować zgodnie z obowiązującymi tam zasadami.

Chińczycy zawsze rozpoczynają bankiet od toastów: jak tylko pierwsze dania pojawią się na stole, ludzie chwytają w dłonie kieliszki z winem by, przechadzając się po sali, wznosić toasty wraz z innymi gośćmi. Po kilku rundach wznoszenia toastów goście mogą wreszcie rozpocząć jedzenie. Gdy minie kilka godzin nadchodzi pora by podziękować gościom za udział w przyjęciu. Na zakończenie bankietu chiński gospodarz wznosi końcowy toast, taki jak 万事如意 (wanshi ruyi), czyli "dziesięć rzeczy, które chce się by się spełniły" czy 一路顺风 (yilu shunfeng), czyli "szczęśliwej drogi!".

Istnieje wiele różnic pomiędzy chińskimi a zachodnimi zwyczajami, a uczestnictwo w chińskim bankiecie pokazuje jak są one olbrzymie. By odpowiednio zachować się na chińskim bankiecie trzeba mieć doświadczenie.

Nie martwcie się Państwo, wydanie bankietu nie należy do kanonu obowiązkowych praktyk biznesowych po zawarciu transakcji i byłoby to nawet postrzegane jako naganna praktyka w kontekście biznesowym, gdyby nalegano na wydanie bankietu.

Jak poprawić swe stosunki z chińskim partnerem podczas bankietu biznesowego?

W Chinach, osobiste i biznesowe relcje są znacznie ściślejsze niż na Zachodzie. Łatwo jest przekształcić osobisty charakter relacji w biznesowy. Warunkiem koniecznym jest przestrzeganie zasad etykiety, gdyż właściwe zachowanie może przynieść realne korzyści Państwa biznesowi.

Najlepszą wskazówką w jaki sposób zachowywać się uczestnicząc w chińskim bankiecie i uniknąć wszelkich możliwych czy kłopotliwych sytuacji jest podporządkowanie się jego gospodarzowi. Chińczycy doskonale zdają sobie sprawę, iż udział w bankiecie może wprawiać w zakłopotanie ludzi Zachodu, stąd warto zaczerpnąć głęboki oddech, zrelaksować się i cieszyć się towarzystwem. Bankiet może okazać się znacznie zabawniejszy niż Państwo początkowo sądzili.

Bibliografia

Chen Yingqun (June 26-July 2, 2015). “Chinese banquet tips dished out by finishing school institute sarita offers foreign executive lessons on how to survive business dinners”. Retrieved from China Daily European Weekly VOL 6. NO 230 ISSN 2045-7995 Page 26.

Linki zewnętrzne

Project 2014-1-PL01-KA200-003591