Planowanie sesji negocjacyjnej
Rezerwując z wyprzedzeniem terminy sesji negocjacyjnych należy omijać wszystkie dni świąt narodowych (Chiński Nowy Rok oraz Chiński Dzień Narodowy). Warto też przesłać z wyprzedzeniem dokumenty w formie pisemnej celem przedstawienia swego przedsiębiorstwa chińskim partnerom.
Warto być świadomym, iż Chińczycy drobiazgowo planują więc można spodziewać się, że zapoznali się już z Państwa biznesem, a zapewne dowiedzieli się także wiele o Państwie. Stąd warto również samemu odrobić zadanie domowe i zebrać wystarczające wiadomości o chińskich partnerach zanim Państwa zespół rozpocznie z nimi rokownia.
By kontrolować przebieg spotkania, zawsze należy uprzednio uzyskać jego agendę od gospodarza spotkania. Sprawdźcie też Państwo, czy dysponujecie przynajmniej 30 egzemplarzami swych propozycji by przekazać je uczestnikom.
Podczas prowadzenia negocjacji z Chińczykami warto zachować "twarz skrywającą emocje", gdyż gdy dostrzegą u Państwa dyskomfort będą wykorzystywać tę słabość. Ostatnia rada dotyczy wyboru tłumacza. Najlepsza opcja to znalezienie dobrego w specjalistycznej agencji tłumaczeń, gdzie zatrudniani są wysoko wykwalifikowani tłumacze specjalizujący się również w języku technicznym (np. medycznym, naukowym). By podczas spotkania osiągnąć jak najlepsze rezultaty pamiętajcie Państwo by w skrócie zaznajomić tłumacza z najświeższymi wiadomościami.
Właściwe zachowanie w trakcie spotkania negocjacyjnego
Przede wszystkim, jeśli znacie Państwo kilka słów po chińsku, takich jak powitania, to jest to właściwy moment, by ich użyć i z pewnością jest to najlepszy sposób by rozpocząć spotkanie. Chiński gospodarz jest w pełni świadom jak trudno nauczyć się chińskiego, stąd ten wysiłek zostanie, z pewnością, doceniony.
Zdrowy rozsądek podpowiada by być cierpliwym i nigdy nie okazywać złości czy frustracji podczas sesji negocjacyjnej. Wszyscy wiemy, że podejmowanie decyzji wynikających ze spotkania negocjacyjnego trwa długo, albo dlatego, że żadna ze stron nie śpieszy się z ich podejmowaniem, albo nie posiada wystarczających informacji by podjąć ostateczną decyzję. Może także podobne negocjacje (z konkurentami) są prowadzone w tym samym czasie.
Co do zasady, spóźnienie jest postrzegane w Chinach jako obraźliwe zachowanie. Stąd warto pamiętać, iż punktualność stanowi kluczowy czynnik w trakcie negocjacji z Chińczykami. Szczególnie w środowisku biznesowym, nie przybycie na czas na spotkanie biznesowe może spowodować utratę twarzy gospodarza czy gospodyni spotkania.
W Chinach zazwyczaj wchodzi się do sali rokowań w porządku hierarchicznym, tak więc osoba przewodnicząca Państwa delegacji również powinna wejść do sali jako pierwsza. Jeśli tego nie uczyni, Chińczycy uznają, iż osoba, która jako pierwsza weszła do sali przewodniczy Państwa delegacji.
Miejsce siedzenia także ma znaczenie. Zazwyczaj gospodarz siedzi po lewej stronie najważniejszego gościa.
Chińscy biznesmeni oczekują by być dobrze przygotowanym do spotkania i zazwyczaj pojawiają się na nim z olbrzymim zespołem negocjacyjnym, więc proszę się nie dziwić, gdy progi przekroczy ponad dwadzieścia osób z ich zespołu i być przygotowanym na wręczenie każdemu z nich swych propozycji.
Chińczycy słyną z osiągania "kompromisu" podczas negocjacji, o czym zawsze warto pamiętać formułując własną strategię. Trzeba więc wykazać się chęcią do czynienia ustępstw i sprawić, by przedstawiciele strony chińskiej mieli poczucie osiągnięcia głównego kompromisu. Jedna ze znanych chińskich strategii to okazywanie pokory, szacunku oraz prezentowanie się jako strona bezbronna i słaba. Od Państwa, jako silnych cudzoziemców, oczekuje się udzielenie pomocy słabszej stronie w osiągnięciu punktów kompromisu.
Po zakończeniu spotkania, powinni Państwo opuścić salę przed swymi chińskimi partnerami.
Więcej szczegółów na temat technik negocjacji stosowanych przez Chińczyków
Przede wszystkim, Chińczycy mają inne podejście do spotkania i zamiast rozpoczynać je od mniej ważnych i drugorzędnych kwestii by wypracować drogę do kluczowej kwestii, postępują zupełnie na odwrót. Inymi słowy, rozpoczynają obrady od kluczowego zagadnienia.
Choć patrzenie na osobę, której wypowiedzi się słucha jest uważane w Chinach za oznakę szacunku to utrzymywanie nazbyt intensywnego kontaktu wzrokowego z Chińczykiem może być interpretowane jako rzucenie wyzwania, szczególnie, gdy osoba, na którą się patrzy jest starsza rangą, np. jest to przewodniczący chińskiej delegacji.
Chińscy biznesmeni często kiwają głowami podczas konwersacji. Jednakowoż kiwanie to nie powinno być jednoznacznie interpretowane jako wyraz zgody czy pozytywną odpowiedź. Jest to raczej wyraz podziękowania dla mówcy.
Proszę nie interpretować błędnie uśmiechów. Poza powszechnie wyrażanym ciepłem i radością, uśmiech stanowi dla Chinczyków ujście dla emocji i próbę zachowania spokoju, gdy sytuacja staje się napięta, niekomfortowa czy kłopotliwa.
Należy zdawać sobie sprawę, iż w chińskiej kulturze rzadko udziela się definitywnych odpowiedzi, a słowo "tak" ma wiele znaczeń takich jak: jest w ten sposób, to jest słuszne, w porządku, itp.
Chińczycy często niechętnie wyrażają otwarcie brak zgody. Stąd mogą używać drobnych gestów by zasygnalizować różnicę zdań by zachować twarz tych, z którymi się nie zgadzają. By pokazać zdziwienie czy brak zadowolenia, Chińczycy głośno i szybko wzdychają z lekko otwartymi ustami. Gest ten pozwala na zmianę sposobu zachowania.
Uwaga: jeśli usłyszycie Państwo od chińskiego partnrera sformułowanie "to nie jest istotna kwestia" czy "problem nie jest poważny", w rzeczywistości zwykle oznacza to, iż nadal istnieją problemy lub, że są one poważne.
Podczas negocjacji biznesowych mogą pojawiać się chwile ciszy. Proszę ich nie przerywać i nie przerywać milczenia.
Chińczycy preferują nawiązanie silnych relacji przed zawarciem umowy więc możliwe, że trzeba będzie spotykać się z nimi wielokrotnie by osiągnąć swe cele.
Nie ma formalnego zakończenia rokowań i "ustalone" kwestie mogą pojawiać się ponownie, zupełnie nieoczekiwanie w późniejszym czasie. Ustala się harmonogram oraz terminy, których należy przestrzegać, lecz wcale nierzadko pojawiają się prośby o wydłużenie terminu czy zmianę agendy.
Jeśli chodzi o podejmowanie decyzji, Chińczycy znacznie przedłużają negocjacje poza ustalony termin by zyskać dla siebie korzyści. Stąd wysoko ceniona jest cierpliwość i trzeba być przygotowanym na opóźnienia z ich strony. Proszę raczej nie wspominać wówczas o ustalonych uprzednio terminach.
Proszę pamiętać, iż umowa jest tam traktowana jedynie jako projekt, który może ulegać zmianom. Chińczycy mogą wyrazić zgodę na pewną transakcję, a później zmienić zdanie. W Chinach zdarza się czasami, że podpisana umowa nie jest uważana za wiążącą i nie oznacza całkowitego zakończenia negocjacji.
Choć nie wręczenie prezentów uważane jest za normalną sytuację jako, że może zostać uznane za wyraz łapówkarstwa (jest ono nielegalne w Chinach), powszechną praktyką jest wymiana skromnych prezentów ze swymi nowymi chińskimi kooperantami w trakcie pierwszej sesji negocjacyjnej, gdyż przekazanie prezentu może sprawić, iż spotkanie biznesowe przebiegnie właściwym torem. Za dobrą praktykę uznaje się wręczenie grupowego podarunku od swej firmy dla firmy chińskiego gospodarza. Proszę pamiętać by prezent ten został przekazany na ręce przewodniczącego delegacji.
Przede wszystkim, należy być przygotowanym na to, że negocjacje z Chińczykami zazwyczaj przebiegają wolno, w sposób powściągliwy, cierpliwy, bez okazywania emocji i dążenia do kompromisu. Trzeba być gotowym na wielokrotne spotkania i długie godziny rokowań, czasem negocjacje umowy mogą trwać dziesięć dni z rzędu lub jeszcze dłużej, z przerwami.
Podsumowując, wiele zwyczajów biznesowych przestrzeganych w świecie Zachodu obowiązuje także w Chinach i dopóki zwraca się uwagę na powyżej przedstawione szczegóły, odnosi się w Chinach sukcesy!
Bibliografia
John L. Graham, Mark Lam, “The Chinese Negotiation”, Harvard Business Review OnPoint 5100, October 2003
Tony Fang, (2006) "Negotiation: the Chinese style", Journal of Business & Industrial Marketing, Vol. 21 Iss: 1, pp.50 - 60
Refkin Alan (May, 2012). “Doing the China Tango: How to Dance around Common Pitfalls in Chinese Business Relationships”.
Refkin Alan (August, 2011). “The Wild, Wild East: Lessons for Success in Business in Contemporary Capitalist China”.
Refkin Alan (May, 2012). “Doing the China Tango: How to Dance around Common Pitfalls in Chinese Business Relationships”.
Linki zewnętrzne
- Negocjacje w Chinach: http://www.forbes.com/sites/jackperkowski/2011/03/28/negotiating-in-china-10-rules-for-success/
- Znaczenie guanxi (relacje; stosunki): http://www.pon.harvard.edu/daily/international-negotiation-daily/negotiating-in-china-the-importance-of-relationship-building/