Cultuur en zakendoen

De aankomst van de goederen

Introductie

Een cruciaal ogenblik bij het importeren van goederen uit China betreft het moment dat de goederen fysiek bij uw bedrijf terecht komen. Om verrassingen zoals beschadigde goederen of een doorweekte verpakking te vermijden, is het dus van fundamenteel belang om op voorhand met uw leverancier een overeenkomst te bereiken over de kwaliteitsstandaarden, verpakking, waarborg of klachten vanwege de klanten. Hiernaast moet u er voor zorgen dat de leverancier alle benodigde certificaten heeft voorbereid zodat de bestelling niet wordt tegengehouden aan de douane.

De goederen verpakken

Vele importeurs specifiëren niet hoe de goederen verpakt moeten worden, met als gevolg dat grote hoeveelheden goederen onverkoopbaar zijn of vervangen moeten worden, omdat ze niet voldoende beschermd werden. Een goede verpakking beschermt de goederen op vele verschillende manieren tijdens het vervoer, en voorkomt klachten en harde discussies met leveranciers.

Het is belangrijk om vóór de verzending een overeenkomst te bereiken met de leverancier over de manier waarop de producten verpakt moeten worden. Verschillende goederen hebben een verschillende verpakking nodig naargelang het materiaal waaruit ze bestaan of hun functie (bv. glas, plastic, elektronische toestellen). U moet kunnen rekenen op een betrouwbare verantwoordelijke voor de verpakking, en duidelijke contractvoorwaarden vermelden, waaronder de manier waarop klachten behandeld worden.

Indien de goederen verpakt worden in karton, is het een goed idee om ze op pallets te plaatsen en in plastic te wikkelen. Op die manier zijn de producten beter beschermd en is het gemakkelijker om ze te verplaatsen.

Wanneer u uw goederen hebt ontvangen, is het aan te raden om ze allemaal zorgvuldig te inspecteren en op beschadigde of ontbrekende stukken te letten. Houd het verpakkingsmateriaal, de beschadige goederen en de documenten als bewijs bij het invullen van een formulier met betrekking tot de totale schade.

Klachten en waarborg

Zodra u de goederen hebt ontvangen is het noodzakelijk een inspectie van de producten uit te voeren.

Indien de goederen beschadigd zijn geraakt door slecht verpakken, dan moet u een klacht indien bij het bedrijf dat verantwoordelijk is voor de verzending. Indien u een verzekering hebt, dan kan u een vergoeding aanvragen volgens de bestaande bureaucratische procedures.

U zal gevraagd worden om de schade te documenteren aan de hand van een video of foto's en het invullen van de gevraagde documenten. Ook moet een berekening bijgevoegd worden van het verlies aan waarde gebaseerd op de aangegeven hoeveelheid op de factuur. Vergeet niet dat sommige kosten, zoals BTW niet altijd terugbetaald kunnen worden.

Het is cruciaal om dergelijke situaties te vermijden door zeker te zijn dat alle stappen voor een veilige verpakking gevolgd worden vóór het vertrek.

Terugbetaling of niet?

Wat zijn de mogelijke scenario's wanneer u een ontoereikende lading ontvangt?

Ten eerste moet u de leverancier contacteren om na te gaan of deze alle stappen in de overeenkomst heeft gevolgd (dat is ook de reden waarom het aan te raden valt een overeenkomst te tekenen met een Original equipment manufacturer waarin ook informatie en details staan over verpakking en labeling).

Indien de leverancier in fout blijkt te zijn, dan zal hij u waarschijnlijk een vervanging van de goederen en een korting op uw volgende bestelling voorstellen.

Dit kan soms echter riskant zijn, omdat de kwaliteit van de reservestukken in de meeste gevallen onvoldoende zal zijn, en aan de andere kant kan de korting een teken kan zijn dat de leverancier minder aandacht aan uw bestelling zal besteden, aangezien de winstmarges nog kleiner zijn.

Andere opties bestaan eruit de goederen terug te sturen om te laten herstellen in China (rekening houdend met de kosten en de timing), ze zelf herstellen in uw bedrijf, of een bedrijf in uw land te vinden die ze kan herstellen.

Hoe dan ook is de beste oplossing om het probleem te onderzoeken zodat u ze in de toekomst kan vermijden.

Laboratoriumcertificaten: beter wel dan niet

Laboratoriumcertificaten verdienen de aandacht opdat u zeker bent dat de producten die u koopt tegemoet komen aan de vereisten in het land waar u ze verkoopt. Als importeur bent u verantwoordelijk voor de veiligheid in verband met de producten en al hun onderdelen. Producten zoals speelgoed, chemische stoffen of elektronische compontenten moeten voldoen aan de regels van het land van bestemming, anders kan u in diepe jurische problemen geraken.

Daarom is het belangrijk om de leverancier om certificaten te vragen die uitgegeven worden door bevoegde en erkende laboratoria.

Verzeker absoluut dat:

  • de certificatie van toepassing is op al uw producten (de hele lading), want over het algemeen worden de tests uitgevoerd op stalen die verstuurd worden vóór de productie start;
  • de documenten en testrapporten correct zijn;
  • u een nieuwe test aanvraagt indien delen van de productie veranderd zijn, de laboratoriumcertificatie is geldig zolang alle delen van de productie onveranderd blijven;
  • u controleert of het laboratorium de toestemming heeft om tests uit te voeren op uw producten en een ISO17025-certificaat heeft.

U kan nuttige tips over erkende laboratoria op de volgende weppagina terugvinden:

http://qualityinspection.org/verify-testing-certificate/

Project 2014-1-PL01-KA200-003591