Cultuur en zakendoen

Eindelijk, het contract

Introductie

Contracten sluiten met Chinese bedrijven is een formelere aangelegenheid dan in het Westen. Ontmoetingen met Chinezen, en in het bijzonder de ondertekeningsceremonie, eindigen meestal met een diner of karaoke, waar nog enkele minder belangrijke punten besproken kunnen worden. Het tekenen van het contract en het houden van een banket (vooral dit laatste) is het teken dat iedereen terug vrienden is en alle belangrijke problemen van de baan zijn geruimd. De kleinere punten kunnen aan het einde nog even aan bod komen.

Het tekenen, stempelen en afleveren van een contract

Contracten met uw Chinese leverancier worden beschouwd als een internationaal contract en worden gewoonlijk opgemaakt in twee of meer talen, maar altijd in het Chinees en het Engels. Dit kan echter voor grote problemen zorgen indien er niet goed mee wordt omgegegaan. Een contract in zowel het Chinees als het Engels moet zeker specifiëren welke taal de officiële taal is van het contract. Immers, een geschil over één contract is al duur genoeg, dus wil u een geschil over twee contracten des te meer vermijden. Het hangt er van af waar u de geschillen beslecht wil zien. Het is echter de gewoonte om de Chinese versie als de officiële versie te beschouwen. Ook worden geschillen gewoonlijk in een Chinese rechtbank beslecht, omdat het vrij zeldzaam is dat een Chinese producent instemt met arbitrage in het Engels. Chinese rechtbanken of rechterlijke instanties zullen de Engelse versie sowieso ook als geldig beschouwen. Bij de ondertekeningsceremonie, wanneer alle documenten klaar zijn, moet het absoluut duidelijk zijn welke versie als beslissend wordt beschouwd bij een geschil.

Voor de validatie van een contract beschikken alle Chinese bedrijven over een wettelijk vertegenwoordiger en een bedrijfsstempel. Een belangrijk onderdeel van de ondertekeningsceremonie bestaat uit het schrijven van uw initialen op elke pagina, en het plaatsen van uw handtekening op het einde van het contract. Na het plaatsen van de handtekeningen krijgt het contract een stempel. Vele buitenlandse bedrijven maken geen gebruik van een stempel. Voor een Chinees bedrijf is de stempel echter het meest belangrijke element om een document te valideren. In China is het de gewoonte de stempel in een kluis van het bedrijf te bewaren en er uit te halen om het contract te stempelen. Na het plaatsen van de handtekening en de stempel, gaat deze laatste onmiddellijk terug de kluis in. Op een officieel contract moet zowel de stempel van het bedrijf als de handtekening van de wettelijk vertegenwoordiger staan, maar soms is een stempel van het bedrijf zonder handtekening genoeg.

Voor Europeanen is een handtekening belangrijker dan een stempel, maar vanuit historisch standpunt is in China een stempel bindend en een handtekening niet.

In China heeft een stempel veel meer waarde dan een handtekening. Ondanks het feit dat de Chinese Contractwet stipuleert dat een contract bindend is wanneer het getekend of gestempeld is door beide partijen, schrijven de meeste Chinezen nog altijd meer waarde toe aan een stempel. Daarom is het belangrijk om zeker te zijn dat een contract met een Chinees bedrijf zowel de handtekening van de wettelijk vertegenwoordiger als de bedrijfsstempel bevat. In elk geval moet de stempel gebruikt worden als middel tot validatie van het contract.

Ook het aanvaardbare formaat van een contract verschilt in het Westen en het Oosten. Voor Europese bedrijven volstaat een getekend contract dat is ingescand en verzonden als een PDF, maar Chinese bedrijven willen een fysieke kopie van het getekende en gestempelde contract in handen krijgen.

Aan drie zaken moet bijzondere aandacht geschonken worden. Ten eerste moet de handtekening op het contract van de wettelijk vertegenwoordiger van het Chinese bedrijf zijn. Voor de handtekeningen gezet worden moet u dus uitzoeken wie precies die vertegenwoordiger is, en wie dus gemachtigd is om de overeenkomst te ondertekenen.

Ongeacht het type contract u met uw bedrijf wil aangaan in China, moet u altijd de bedrijfsvergunning van uw Chinese partner bekijken om de geregistereerde naam van het Chinese bedrijf, het adres en de wettelijk vertegenwoordiger te controleren. Indien het Chinese bedrijf aarzelt om de vergunning te laten zien , dan moet u dit als een waarschuwing interpreteren, aangezien valse bedrijfsvergunningen niet ongewoon zijn in China.

Bovendien moet u enig gebrek aan bereidheid om de vergunning te laten zien als een groot knipperlicht beschouwen!

Ten tweede is het ook belangrijk om op de hoogte te zijn van een uitdrukkelijk besluit van de Raad van bestuur om het contract goed te keuren en het te laten tekenen door de wettelijk vertegenwoordiger.

Ten laatste is het noodzakelijk om op het contract een stempel te hebben van het Chinese bedrijf.

Chinees banket: ongeschreven regels

Een Chinees banket is veel meer dan een heerlijke maaltijd. Een Chinees formeel banket kan bijna komisch overkomen bij westerlingen, maar het is toch iets waar ze soms mee moeten omgaan.

Net zoals u in Europa een functiebeschrijving en specifieke taken hebt, moet u in China het spel spelen volgens de Chinese regels.

Wanneer u uitgenodigd bent voor een Chinees banket, is het een eer om aan de rechterkant van uw Chinese gastheer te mogen zitten.

Chinezen starten een banket altijd met het uitbrengen van toasts. Van zodra de eerste schotels op tafel komen nemen de aanwezigen hun glas, en gaan ze de eetruimte rond om samen met andere gasten toasts uit te brengen. Na enkele uren gefeest te hebben, worden de gasten bedankt voor hun deelname. Op het einde wordt een laatste toast uitgebracht, en zegt de gastheer als afsluiting van het banket bijvoorbeeld 万事如意 (wanshi ruyi), wat "mag alles u voor de wind gaan" betekent, of 一路顺风 (yilu shunfeng), wat "goede reis" betekent.

Er zijn vele verschillen tussen Chinese en westerse gebruiken, en bij deelname aan een Chinees banket worden deze verschillen heel merkbaar. Om u gepast te gedragen op een Chinees banket heb u nood aan oefening in het echte leven.

Maak u echter geen zorgen, bij het sluiten van een zakelijke overeenkomst hoort niet per se een banket, en in een zakelijke context zou het zelfs ongepast zijn voor het Chinese bedrijf als het bij u zou aandringen.

Hoe kan u uw relatie met de Chinese partner verbeteren tijdens een banket?

In China zijn persoonlijke en zakelijke relaties veel "intiemer". Het is gemakkelijk om persoonlijke relaties om te buigen in zakelijke relaties. Het is noodzakkelijk om vertrouwd te raken met de etiquette, want uw bedrijf kan veel voordeel halen uit het juiste gedrag.

Hoe dan ook is de beste tip om een Chinees banket te "overleven" en mogelijke impasses en genante situaties te vermijden, uw gastheer te volgen: de Chinezen zijn er zich goed van bewust dat een banket verwarrend kan zijn voor westerlingen. Neem daarom eens diep adem, ontspan en geniet van het gezelschap. Het kan misschien veel leuker worden dan u had dacht.

Bibliografie

Chen Yingqun (June 26-July 2, 2015). “Chinese banquet tips dished out by finishing school institute sarita offers foreign executive lessons on how to survive business dinners”. Retrieved from China Daily European Weekly VOL 6. NO 230 ISSN 2045-7995 Page 26.

Externe links

Project 2014-1-PL01-KA200-003591