Een onderhandelingsgesprek plannen
Wanneer u een onderhandelingsgespek plant, moet u alle Chinese feestdagen vermijden (Chinees nieuwjaar en de nationale feestdag). U moet ook op voorhand documenten waarmee u uw bedrijf voorstelt naar uw Chinese partners sturen.
Wees u ervan bewust dat Chinezen heel erg nauwkeurig plannen. U mag verwachten dat ze uw onderneming, en mogelijk ook uzelf, van binnen en van buiten kennen. Zorg er dus voor dat ook u uw huiswerk goed maakt en genoeg informatie over uw Chinese partners opzoekt alvorens onderhandelingen met hen te starten.
Opdat u contole over het verloop van de ontmoeting zou hebben, moet u altijd het programma van de ontmoeting op voorhand aan de gastheer vragen. Voorzie zeker minstens dertig kopies van uw eigen voorstel, die u dan kan uitdelen.
Probeer uw beste "pokerface" boven te halen wanneer u onderhandelt met Chinezen, want van zodra ze merken dat u zich ongemakkelijk voelt zullen ze proberen uw zwaktes uit te buiten. Een laatste advies betreft de keuze van de tolk: zoek een goede tolk van een gespecialiseerd agentschap. Een dergelijk agentschap kan ervaren tolken vinden die ook gespecialiseerd zijn in technische taal (bv. medische of wetenschappelijke taal). Om de beste resultaten te behalen is het een goed idee de tolk te informeren over de laatste updates.
Gepaste handelingen tijdens een onderhandelingsgesprek
Indien u al wat Chinees kent, bijvoorbeeld om iemand te begroeten, dan is dit het juiste moment om uw Chinees te gebruiken, en zeker de beste manier om het gesprek te beginnen. De Chinese gastheer is zich er van bewust hoe moeilijk het is om Chinees te spreken, dus ze zullen uw inspanning zeker op prijs stellen.
Het spreekt voor zich om tijdens een onderhandelingsgesprek geduldig te blijven en nooit een teken van woede of frustratie te tonen. Iedereen weet dat het veel tijd vraagt om bij zakelijke onderhandelingen tot een beslissing te komen, ofwel omdat geen van beide partijen haast heeft, ofwel omdat beide partijen niet genoeg informatie hebben om de finale beslissing te maken. Ook is het mogelijk dat gelijkaardige onderhandelingen (met concurrenten) op het zelfde moment plaatsvinden.
Over het algemeen wordt te laat komen als een belediging beschouwd in China. Punctueel zijn is dus cruciaal bij het zakendoen met Chinezen. Zeker in een professionele setting kan te laat komen de gastheer of gastvrouw gezicht doen verliezen.
Gewoonlijk gaan mensen in China een ontmoetingsruimte binnen volgens een hiërarchische volgorde. De leider van uw delegatie moet dus ook als eerste de ruimte binnengaan. Indien de leider dit niet doet, dan zullen de Chinezen aannemen dat de persoon van uw de delegatie die het eerst binnenstapt ook de leider is.
De plaats waar u gaat zitten is ook van belang. Normaal zit de gastheer links van de belangrijkste gast.
Chinese zakenmensen verwachten dat u goed voorbereid naar de ontmoeting komt. Normaal komen ze ook met een heel groot onderhandelingsteam, dus wees niet verrast waneer meer dan twintig leden van hun team de kamer binnenkomen, en voorzie genoeg kopies van uw voorstel om uit te delen.
De Chinezen zijn ervoor gekend de tegenpartij tegemoetkomingen te laten doen tijdens onderhandelingen. Hou hier altijd rekening mee bij het formuleren van uw eigen strategie. U moet bereidheid tonen om een stapje terug te zetten en de Chinese onderhandelaars het gevoel te geven dat ze u een grote tegemoetkoming hebben laten doen. Een bekende Chinese strategie hiervoor is zichzelf nederig en eerbiedig op te stellen, en zich voor te doen als de kwetsbare en zwakke partij. U, de sterke buitenlander, wordt dan verwacht de zwakkere partij te helpen door toegevingen te doen.
Aan het einde van de ontmoeting wordt u verondersteld om vóór uw Chinese partners te vertrekken.
Meer informatie over Chinese onderhandelingstechnieken
Ten eerste benaderen Chinezen ontmoetingen op een andere manier. In plaats van te beginnen met onbelangrijke zaken om dan langzaam naar de kern van de zaak te gaan, zullen de Chinezen deze volgorde omdraaien. Met andere woorden, ze beginnen met de kern van de zaak.
Hoewel oogcontact maken wanneer u naar iemand luistert als een teken van respect wordt beschouwd, kunnen Chinezen te veel oogcontact als uitdagend ervaren, in het bijzonder wanneer de persoon naar wie u luistert een hoge positie heeft, zoals bijvoorbeeld de leider van de delegatie.
Chinese zakenmensen knikken vaak tijdens gesprekken. Dit betekent niet noodzakelijk dat hij of zij het eens is met wat u zegt of een bevestiging geeft van wat u zegt. Het is eerder een teken dat hij of zij naar u luistert.
Interpreteer een glimlach niet verkeerd. Een glimlach kan een teken zijn van warmte en vreugde, maar voor Chinezen kan het ook een manier zijn om kalmte te bewaren in een gespannen, oncomfortabele of vervelende situatie.
In de Chinese cultuur wordt zelden een definitief antwoord gegeven. Het woord "ja" kan verschillende betekenissen hebben, zoals "zo is het", "dat is correct", "het is ok", enzovoort.
Chinezen zijn meestal terughoudend om een meningsverschil openlijk uit te drukken. Daarom gaan ze subtiele gebaren maken om teken te geven van hun onenigheid en de persoon waarmee ze niet akkoord gaan gezichtsverlies te besparen. Om verrassing of ongenoegen kenbaar te maken, zullen Chinezen hoorbaar ademen tussen hun tanden en lippen. Deze handeling kan anderen hun gedrag doen wijzigen.
Opmerking: als u Chinese partner dingen zegt zoals "het is maar een klein probleem" of "dat is niet zo erg", dan bedoelt hij of zij gewoonlijk dat er wel nog problemen zijn of dat het probleem wel ernstig is.
Tijdens een zakelijke onderhandeling kunnen er momenten van stilte vallen. Wees dan niet degene die de stilte onderbreekt.
Chinezen bouwen graag een zeer goede relatie op voor het sluiten van een overeenkomst, dus het is mogelijke dat u hen meermaals moet ontmoeten alvorens u uw doel kan bereiken.
Onderhandelingen kennen geen formeel einde, en reeds "geregelde" punten kunnen onverwachts terug aangehaald worden. Planning en deadlines worden opgesteld en dienen gerespecteerd te worden, maar het is niet ongewoon dat de Chinezen om aanpassingen vragen.
Chinezen kunnen onderhandelingen ver voorbij de vooropgestelde deadline rekken alvorens een beslissing te maken, om nog wat voordelen voor zichzelf te winnen. Uw geduld wordt dus sterk op prijs gesteld en u moet bereid zijn om vertraging te aanvaarden. Probeer hen ook niet te herinneren aan deadlines.
Onthoud dat een contract beschouwd wordt als een voorlopig ontwerp dat aangepast kan worden. Chinezen kunnen akkoord gaan om later van gedachten te veranderen. In China is een getekend contract niet altijd bindend, en het is zeker niet het teken dat de onderhandelingen afgelopen zijn.
Het is normaal geen geschenken aan te bieden, aangezien geschenken aannemen beschouwd wordt als zich laten omkopen (wat illegaal is in het land). Het is wel de gewoonte om kleine geschenken uit te wisselen met uw nieuwe Chinese partners bij de eerste onderhandelingssessie, want dit kan uw ontmoeting op het juiste pad zetten. Een goede gewoonte is een groepsgeschenk van uw bedrijf aan te bieden aan de gastheer van het Chinese bedrijf. Overhandig dit geschenk aan de leider van de delegatie.
Wees er bovenal op voorbereid dat onderhandelingen met Chinezen traag, voorzichtig, geduldig, met weinig emotie en weinig toegevingen van Chinese kant verlopen. Wees ook voorbereid op talrijke ontmoetingen en lange onderhandelingen. Soms kunnen onderhandelingen 10 dagen non-stop aan de gang blijven, of zelfs langer indien er vele onderbrekingen zijn.
Als conclusie kunnen we stellen dat vele gewoonten in de zakenwereld van het Westen ook in China gevolgd worden, dus zolang u aandacht schenkt aan de opmerkingen hierboven, zal u veel succes hebben!
Bibliografie
John L. Graham, Mark Lam, “The Chinese Negotiation”, Harvard Business Review OnPoint 5100, October 2003
Tony Fang, (2006) "Negotiation: the Chinese style", Journal of Business & Industrial Marketing, Vol. 21 Iss: 1, pp.50 - 60
Refkin Alan (May, 2012). “Doing the China Tango: How to Dance around Common Pitfalls in Chinese Business Relationships”.
Refkin Alan (August, 2011). “The Wild, Wild East: Lessons for Success in Business in Contemporary Capitalist China”.
Refkin Alan (May, 2012). “Doing the China Tango: How to Dance around Common Pitfalls in Chinese Business Relationships”.