Biglietti da visita
Come molti sanno, i cinesi hanno un atteggiamento speciale verso i biglietti da visita. Quasi tutti ne posseggono uno o più. Molti cinesi hanno il proprio biglietto da visita che rappresenda l'azienda. Comunque potrebbero darvene anche uno personale.
Ad ogni modo, nel mondo degli affari, i biglietti da visita sono un must. Assicurati di portarne la giusta quantità in modo da soddisfare gli incontri che hai programmato. È anche caldamente raccomandato di avere la versione inglese e cinese, o semplicemente avere un lato del biglietto da visita in inglese e l'altro lato in cinese. Il punto è che il tuo biglietto da visita “cinese” potrebbe aiutarti a rompere il ghiaccio specialmente se hai un nome cinese: questo ti permetterà di guadagnere l'attenzione del tuo interlocutore.
Connessione digitale
I cinesi adorano rimanere in contatto, e recentemente, i biglietti da visita sono stati parzialmente digitalizzati, specialmente tra le giovani generazioni. I codici QR di QQ e Weixin (Wechat) connettono le persone con una scansione e quindi vengono messi in contatto con un click senza rischiare di perdere la versione cartacea di un biglietto da visita.
Durante alcune situazioni informali, come ad esempio ad un incontro con amici o ad un incontro personale, devi essere preparato con il tuo codice QR, che può essere scansito dal tuo partner. Non dimenticare che la piattaforma di Wechat è spesso usata come veloce modo di comunicazione e di scambio di informazioni: anche informazioni collegate al lavoro o questioni commerciali.
Niente biglietti da visita?! Attenzione!
Potrebbe capitare occasionalmente che un cinese non abbia il biglietto da visita da scambiare con te. Questo accade normalmente quando una persona è veramente un VIP, quindi lui/lei non avr bisogno di un biglietto da visita perchè è già piuttosto conosciuto. Generalmente, chi prende le decisioni sta nelle retrovie e non ha bisogno di un titolo sul suo biglietto da visita e non ha bisogno di vantarsi del suo status. Non andare in panico e semplicemente offri il tuo biglietto da visita con entrambe le mani come segno di rispetto. Potresti avere trovato la persona strategica dell'azienda.
Sigillo o firma?
Lo scarto culturale tra la mentalità cinese e quella europea è notevole anche quando si firmano accordi e contratti. Il valore culturale di una firma è differente considerando il fatto che i cinesi valutano questo momento come l'unico fiducioso passo per iniziare una cooperazione di mutua sincerità. Ad ogni modo, da un punto di vista legale, è fondamentale che l'accordo contenga le informazioni valide. Nei paesi europei, il contratto firmato dal legale rappresentante di un'azienda convalida l'accordo, ma in Cina, la firma in sé non comporta alcuna autorità a meno che non si validata dal sigillo aziendale.
Il sigillo aziendale è un timbro obbligatorio per ogni compagnia cinese registrata e deve essere registrato anche esso presso l'Ufficio si pubblica sicurezza.
Ci sono diversi tipi di sigilli, ognuno dei quali ha uno scopo specifico. Il più potente ed importante è il sigollo aziendale che viene usato normalmente per firmare documenti ufficiali vincolanti. Generalmente è rotondo e può essere rosso o blu. Riporta anche il nome registrato della cmpagnia sulla sommità e viene messo normalmente sotto chiave: vi è una persona che è incaricata del sigillo e riporta il suo utilizzo.
Ci sono anche altri tipi di sigilli e, in generale, ogni dipartimento (specialmente nelle grandi aziende), ha il proprio. Così, avrete bisogno anche del “Sigillo finanziario”, per firmare qualsiasi transazione finanziaria, un “sigillo per contratti” per siglare i contratti e un “sigillo per fatture” per convalidare le ricevute ufficiali.
La presentazione della tua azienda è efficace?
Quando decidi di stabilire dei contatti all'interno del mercato cinese, una delle domande più comuni che bisogna fare è come predisporre materiale attraente e documenti informativi per i cinesi.
Dovresti considerare di fornire il maggior numero di informazioni come brochure, dépliant e materiale informativo per costruire la tua stessa “reputazione” e “faccia”: questo valore è fortemente apprezzato dai cinesi ( non solo nel campo del business).
Oltre a ciò, le informazioni più importanti come il business principale, il luogo, il fatturato e le filiali sono altri aspetti che possono essere di rilievo per i partner cinesi.
Se la tua azienda ha una lunga storia, questa dovrebbe essere enfatizzata dal momento che viene riconosciuta come partner di fiducia affidabile. Le immagini dell'ambiente aziendale possono essere incluse anch'esse.
Crediti, quali informazioni sulle cooperazioni passate e presenti, immagini del management di alto livello e riconoscimenti, dovrebbero essere inclusi come modo per guadagnare “faccia” nei confronti del vostro potenziale partner cinese.
Rispetto ai colori e ai layout, è vivamente consigliato di personalizzarli considerando il settore e il target: ad esempio, se hai a che fare com marchi di alta qualità nel settore della moda, potresti considerare di creare documentazione attraente e alla moda. I due colori beneaugurali nella cultura cinese cono il rosso e l'oro e potresti pensare di utilizzarli quando prepari il materiale per i tuoi partner. Il rosso è sinonimo di potere, autorità e prosperità, mentre l'oro è sempre stato storicamente il colore che simboleggiava la famiglia imperiale.
Ovviamente, tutto il materiale deve essere tradotto attentamente in cinese!
Bibliografia
Kai-Alexander Schlevogt - The Art of Chinese Management: Theory, Evidence and Applications Publisher: Oxford University Press, USA | 2002-06-15 | ISBN: 0195136446
Chris Torrens, “Doing Business in China: A Guide to the Risks and the Rewards”, John Wiley & Sons Inc (13 July 2010)
Scott D. Seligman, “Chinese Business Etiquette: A Guide to Protocol, Manners, and Culture in the People's Republic of China” ,
James McGregor, “One Billion Customers: Lessons from the Front Lines of Doing Business in China”, Free Press; Reprint edition (2007)