Guida culturale e d'affari

Strategie di negoziazione

Introduzione

Fare business in Cina non è un compito semplice ed è importante conoscere le regole che formano una base invisibile nelle impostazioni professionali del lavoro. È imperativo che chiunque si avvicini al business con la Cina sia sicuro delle tecniche di negoziazione in modo da massimizzare i potenziali dei propri viaggi di affari.

Pianificare una sessione di negoziazione

Quando programmi in anticipo la tua sessione di negoziazione, evita le feste nazionali cinesi (capodanno cinese e festa nazionale cinese). Dovresti inoltrare i documenti scrivendo in anticipo per presentare la tua azienda ai tuoi partner cinesi.

Sii consapevole del fatto che i cinesi pianificano meticolosamente, pertanto ci si aspetta che essi conoscano il tuo lavoro, e possibilmente conoscano anche te, a fondo. Pertanto, assicurai di svolgere il lavoro preliminare e preparati a conoscere sufficientemente bene i tuoi partner cinesi prima che il tuo team inizi le negoziazioni con loro.

In modo da poter avere il controllo dello svolgimento dell'incontro, procurati in anticipo un ordine del giorno dall'ospite dell'incontro. Assicurati di avere almeno una trentina di copie della tua stessa proposta pronte da distribuire.

Avrai bisogno del tuo migliore “volto occultato” quando negozierai con i cinesi dal momento che una volta che avranno notato ce sei a disagio, sfrutteranno la tua debolezza. L'ultimo consiglio riguarda la scelta dell'interprete: la soluzione migliore è trovarene uno bravo da un'agenzia specializzata che possa anche trovare interpreti altamente capaci e specializzati anche in linguaggio tecnico (ad esempio medico, scientifico...). In modo da ottenere i migliori risultati dalla sessione dell'incontro, ricorda di dare ragguagli all'interprete con gli ultimi aggiornamenti.

Le cose giuste da fare durante un incontro negoziale

Prima di tutto, se conosci alcune parole di cinese quali i saluti, questo è il momento giusto per utilizzarle, e certamente questo è il modo migliore per iniziare un meeting. Il tuo ospite cinese è molto consapevole di quanto sia difficile parlare cinese, perciò sapranno certamente apprezzare i tuoi sforzi.

È buon senso essere pazienti e non mostrare mai rabbia o frustrazione durante una sessione negoziale. Tutti noi sappiamo che le decisioni che provengono da negoziazioni di affari richiedono lungo tempo, sia perchè nessuna parte si affretta a concluderle, sia perchè nn ha abbastanza informazioni per prendere la decisione finale. Inoltre, negoziazioni simili (con concorrenti) potrebbero avere luogo nello stesso momento.

Generalmente in Cina i ritardi sono sentiti come un insulto. Pertanto, ricordati che la puntualità è vitale quando si fanno affari con i cinesi. Specialmente in un contesto professionale, non arrivare in tempo per n incontro di affari puà far perdere la faccia a chi ospita il meeting.

Le persone in Cina solitamente entrano nella sala dell'incontro in ordine gerarchico, quindi, il capo della tua delegazione dovrà entrare per primo anch'esso. Se lui o lei non farà così, i cinesi crederanno che il primo membro della tua delegazione che entrerà nella sala dell'incontro sia comunque il più importante.

Anche il prendere posto è unico. Normalmente l'ospite siede alla sinistra dell'ospite più importante.

Gli uomini di affari cinesi si aspettao che tu sia ben preparato per l'incontro e normalmente arrivano con un grande team di negoziazione, quindi, non essere sopres quando due dozzine di membri della controparte entreranno nella sala, ma assicurati di avere abbastanza copie della tua proposta da distribuire.

I cinesi sono ben conosciuti per ottenere “concessioni” nelle loro negoziazioni, pertanto ricordati sempre questo quando formuli la tua strategia. Dovrai voler mostrare colontà o compromesso e garantire ai negoziatori cinesi la sensazione che abbiano guadagnato maggiori concessioni. Una strategia cinese nota è mostrare umiltà, deferenza e presentare sé stessi come vulnerabili e deboli. Ci si aspetta che tu, il forte straniero, possa aiutare la parte più debole tramite la concessione di alcuni punti.

Quando l'incontro sarà finito, ci si aspetta che tu te ne vada prima del tuo partner cinese.

Maggiore introspezione nelle tecniche di negoziazione cinese

Prima di tutto, i cinesi si avvicinano ai meeting in maniera differente, quindi, piuttosto che iniziare con questioni minori o collaterali e preparare il terreno per la questione principale, i cinesi invertono questo ordine. In altre parole, iniziano con la questione principale.

Sebbene guardare qualcuno mentre lo si ascolta sia un segno di mostrare rispetto in Cina, mantenere troppo a lungo il contatto visivo con un cinese può essere considerato come una sfida, specialmente se la persona che stai guardando ha una certa anzianità (lavorativa), soprattutto se è il capo della delegazione cinese.

Gli uomini di affari cinesi spesso annuiscono durante le conversazioni. Annuire, tuttavia, non deve essere interpretato come un accordo o una risposta positiva. Piuttosto, è un cenno di riconoscimento a colui che parla.

Non fraintendere i sorrisi. Al di lù dell'esprimere comunemente calore e gioia, per i cinesi puà anche essere un tentativo per mantenere la calma in una situazione tesa, scomoda o disagevole.

Riconosci che le risposte definitive vengono date raramente nella cultura cinese e che la òa parola “si” può avere significati molteplici, così come “è così, è corretto, è okay,” e così via.

I cinesi sono spesso riluttanti ad esprimere apertamente disaccordo. Perciò, potrebbero utilizzare gesti sottili per segnalare disaccordo in modo da salvare la faccia delle persone con cui non sono in accordo. Per segnalare sorpresa o dispiacere, i cinesi potrebbero respirare pesantemente e velocemente tra i denti e le labbra. Questo gesto permette agli altri di modificare il proprio comportamento.

Nota: se il tuo partner cinese dice “non è un grosso problema” oppure “il problema non è serio”, in realtà solitamente intendono che ci sono ancora problemi o che il problema è serio.

Ci possono essere dei momenti di silenzio in una negoziazione di affari. Non interromperli e non essere l'unico a rompere il silenzio.

I cinesi preferiscono stabilire una forte relazione prima di chiudere un affare, perciò potresti dover incontrarli più e più volte per raggiungere i tuoi obiettivi.

Non esiste una fine formale alle negoziazioni e i punti “sistemati” possono ripresentarsi ancora molto dopo rispetto a quanto previsto. Tempistiche e scadenze sono fissate e ci si aspetta che vengano rispettate, ma le richieste di estensione e di riprogrammazione delle tempistiche non sono così rare.

Riguardo all'assunzione di decisioni, i cinesi tendono ad estendere le negoziazioni molto oltre la scadenza concordata per guadagnarne qualche vantaggio per loro stessi. Perciò, la tua pazienza darà altamente apprezzata e dovrai essere pronto per questi ritardi. Cerca di non menzionare le scadenze.

Ricorda che un contratto è considerato una bozza soggetta a modifiche. I cinesi potrebbero essere d'accordo su un particolare affare e poi, cambiare idea. Un contratto firmato, in Cina, a volte, non è vincolante e non significa la chiusura delle negoziazioni.

Nonostante sia normale non portare regali, poiché accettare regali è considerato una sorta di corruzione (illegale nel paese), è una pratica comune scambiare modesti regali con il tuo nuovo socio cinese durante la prima sessione di negoziazione, perchè offrire regali può farti iniziare il meeting con il passo giusto. Una buona pratica è dare al gruppo un regalo della tua azienda alla azienda cinese che ti ospita. Ricorda di presentare il regalo al capo della delegazione.

Soprattutto, sii preparato perchè una negoziazione con i cinesi normalmente procede lentamente, prudentemente, pazientemente, senza mostrare emozioni e cercando compromessi. Sii preparato per numerosi incontri e negoziazioni molto lunghe, a volte, le negoziazini per un accordo richiedono dieci giorni di fila o anche oltre, ance se con molte interruzioni.

In conclusione, molte abitudini di affari seguite nel mondo occidentale sono anche seguite in Cina, così, fintanto che farai attenzione ai particolari spiegati sopra, farai molto bene in Cina!

Bibliografia

John L. Graham, Mark Lam, “The Chinese Negotiation”, Harvard Business Review OnPoint 5100, October 2003

Tony Fang, (2006) "Negotiation: the Chinese style", Journal of Business & Industrial Marketing, Vol. 21 Iss: 1, pp.50 - 60

Refkin Alan (May, 2012). “Doing the China Tango: How to Dance around Common Pitfalls in Chinese Business Relationships”.

Refkin Alan (August, 2011). “The Wild, Wild East: Lessons for Success in Business in Contemporary Capitalist China”.

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Link esterni

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