Cultural & Business Guide

Arrivée des marchandises

Introduction

Une des questions cruciales lors de l'importation de marchandises de la Chine concerne le moment où elles arrivent physiquement dans vos mains. Cela signifie que, pour éviter des surprises choquantes possibles, telles que la réception des biens endommagés ou des emballages moisis, il est fondamental de se mettre d'accord au préalable en ce qui concerne les normes de qualité, l'emballage, les conditions de garantie ou les réclamations de clients auprès de votre fournisseur. Par ailleurs, outre ces étapes, assurez-vous que le fournisseur a préparé et accompli toutes les certifications convenables afin d'éviter d'être arrêté à la douane.

Emballage des marchandises

Beaucoup d'importateurs oublient de préciser comment leurs produits doivent être emballés, et d'énormes quantités de produits - n'étant pas suffisamment protégés - sont invendables ou tout simplement doivent être remplacés par d'autres dans de bonnes conditions. Un emballage adéquat protège les biens de plusieurs manières pendant le transport et empêche les plaintes et litiges difficiles avec les fournisseurs.

Par ailleurs, avant l'expédition, il est important de se mettre d'accord avec le fournisseur et de coordonner la façon dont vos produits doivent être emballés. Bien sûr, chaque type de produits a un emballage particulier en raison de sa matière particulière ou une fonction (par exemple le verre, le plastique, les appareils électroniques, etc.). Sûrement, vous devez vous appuyer sur un partenaire de confiance qui sera responsable de l'emballage, et être très clair sur les conditions de votre contrat qui doit se concentrer également sur la façon de gérer les plaintes.

En outre, si les produits sont dans des cartons, il est conseillé de les placer sur des palettes enveloppées par film plastique. De cette façon, les produits seront mieux protégés et probablement il sera plus facile de les déplacer.

Une fois que vous obtenez vos marchandises, il est conseillé de procéder à une inspection approfondie de tous les biens et de noter tous les articles endommagés ou manquants. Gardez les matériaux d'emballage, matériaux endommagés et tous les documents d'expédition comme preuve, et puis remplissez un formulaire de dommages.

Plaintes et garantie

Une fois que vous réclamez les produits, une inspection du produit est fondamentale et nécessaire.

Si les marchandises sont endommagées en raison d'emballage insatisfaisant, vous devez ouvrir une procédure de réclamation auprès de la société en charge de l'expédition, et si vous avez une assurance, en faire la demande selon les procédures internes.

Certes, vous serez invité à documenter tous les dégâts en joignant une vidéo ou des photos et, bien sûr, à remplir les documents demandés. Un calcul de la perte de valeur basée sur le montant déclaré sur la facture doit être préparé et présenté au département de traitement de plaintes. N'oubliez pas que certains coûts, comme la TVA, ne sont pas toujours remboursables.

Par ailleurs, il est fondamental de prévenir de telles situations en faisant en sorte que toutes les mesures correctes concernant un emballage sécurisé soient suivies avant le départ et la plainte.

Remboursement ou manque de remboursement?

Si cela vous arrive de recevoir un lot non satisfaisant, quels sont les scénarios d'agir possibles?

Tout d'abord, vous devez prendre contact avec votre fournisseur et vous assurer qu'il a suivi toutes les étapes de votre contrat (c'est pourquoi il est fortement recommandé de signer un OEM qui inclut également des informations et des détails sur l'emballage et l'étiquetage).

S'il s'avère que ce que le fournisseur a fait une erreur, alors, un remplacement et une réduction sur votre prochaine commande sera probablement proposée.

Parfois, cela peut être risqué parce que, dans la plupart des cas, la qualité des pièces de rechange ne sera pas satisfaisante de toute façon, et, d'autre part, la remise peut prouver que le fournisseur se soucie moins de votre commande, puisque les marges de profit sont encore plus petites que celles attendues.

Il y a aussi quelques autres options, par exemple, renvoyer les articles en Chine en vue de leur réparation (premièrement, il faut évaluer les coûts et le temps), réparer les éléments au sein de votre entreprise ou trouver une entreprise qui puisse les réparer dans votre pays.

Quoi qu'il en soit, la meilleure solution est d'étudier le problème afin de le résoudre et de prévenir l'apparition de situations similaires dans l'avenir.

Certifications de laboratoire d'essai: il vaut mieux en avoir

Une attention particulière doit être accordée à la certification de laboratoire d'essai pour être sûr que les produits que vous achetez sont conformes aux règlements du pays où vous les vendez. Gardez à l'esprit que, comme un importateur, vous êtes responsable de la sécurité des produits et de leurs composants. Il y a certains produits sensibles tels que les jouets, les agents chimiques, composants électroniques et électriques qui doivent être en conformité avec les règles du pays de destination ; sinon vous pourrez encourir de problèmes juridiques graves.

Ceci est la raison pour laquelle il est très utile de demander aux fournisseurs les certifications délivrées par des laboratoires agréés et reconnus qui effectuent des essais.

Il est fondamental de vous assurer que:

  • La certification s'applique à tous vos produits (l'ensemble du lot), parce que, généralement, les tests sont effectués sur des échantillons qui sont envoyés avant le début de la production;
  • Vérifier que les documents et les rapports d'essais sont authentiques;
  • Tant que toutes les parties de votre production ne changent pas, la certification de laboratoire est valable, mais il faut savoir que si un changement intervient, vous devez présenter une nouvelle demande pour que de nouveaux essais soient exécutés;
  • Vérifiez si le laboratoire est autorisé à effectuer des essais sur vos produits et s'ils sont certifiés ISO 17025.

Dernier point, mais pas le moindre, vous pouvez trouver des conseils utiles concernant les laboratoires autorisés sur cette page:

http://qualityinspection.org/verify-testing-certificate/

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