Signer, sceller et livrer un contrat
Les contrats avec votre partenaire chinois sont considérés comme contrats internationaux et sont généralement écrits en deux langues ou plus, toujours en chinois et en anglais. D'une certaine manière, cette dualité de la langue ne pose pas de gros problèmes si elle est gérée correctement. Lorsqu'un contrat est à la fois en chinois et en anglais, il est absolument nécessaire de spécifier quelle langue est la langue officielle du contrat, car la résolution de litiges coûte cher et il faut éviter d'entamer la procédure dans deux cas. Tout dépend de l'endroit où vous aimeriez le plus résoudre des litiges. Cependant, il est de pratique courante que la langue chinoise est convenue comme la langue officielle, et les tribunaux chinois seront compétents pour résoudre les litiges, car il est très rare qu'un fabricant chinois accepte l'arbitrage en anglais. Gardez à l'esprit que les tribunaux chinois ou des organes d'arbitrage jugeront les contrats en version anglaise valides de toute façon. Évidemment, lors de la cérémonie de signature, lorsque tous les documents sont prêts à l'acceptation, il doit être absolument clair et déclaré dans les dossiers quelle version est déterminante en cas de litige.
Pour la validation d'un contrat, toutes les entreprises chinoises ont un représentant légal et un sceau d'entreprise. Une partie importante de la cérémonie de signature est d'écrire vos initiales sur chaque page du contrat, et de donner votre signature officielle à la fin des documents. Après toutes les signatures, le contrat est scellé. De nombreuses sociétés étrangères n'utilisent pas de sceaux. Pour une société chinoise, le sceau est le plus important pour que le document soit valide. Une pratique courante en Chine est de toujours garder le sceau dans un coffre-fort et de l'utiliser uniquement pour sceller le contrat. Une fois le contrat signé et scellé, le sceau est de retour à son coffre-fort. Un contrat officiel devrait avoir à la fois le sceau d'entreprise et la signature du représentant légal, mais parfois le sceau d'entreprise sans signature peut aussi valider le contrat.
Pour les Européens, la signature est plus importante que le sceau, mais historiquement, en Chine, le sceau est obligatoire lorsque la signature est insignifiante.
Le sceau représente beaucoup plus de pouvoir que la signature en Chine. Bien que la loi chinoise relative aux contrats stipule qu'un contrat écrit est juridiquement contraignant quand il est signé ou scellé par les parties, la majorité des Chinois continuent d'honorer le sceau plus que la signature. Par conséquent, il est prudent de faire en sorte qu'un contrat conclu avec une société chinoise soit à la fois signé par un représentant légal de cette société et scellé par son sceau. En tout état de cause, au moins, le sceau d'entreprise doit être utilisé pour sceller et valider le contrat.
Définition d'un format écrit suffisant du contrat varie entre l'Occident et l'Orient. Alors que pour les entreprises européennes un fichier PDF contenant un contrat signé, scanné et envoyé par e-mail peut être suffisant, les entreprises chinoises auront probablement besoin d'une copie papier du document signé, scellé et livré physiquement.
Il y a trois principaux aspects qui doivent être soigneusement pris en compte. Tout d'abord, le contrat doit être signé par le représentant légal de la société chinoise. Avant la signature, vous devez vérifier dans la licence de la société qui est exactement le représentant légal de la société et, par conséquent, habilité à signer le contrat.
Peu importe quel type de contrat vous choisissez avec une entreprise chinoise, vous avez toujours besoin de voir la licence de la société partenaire pour vérifier son nom enregistré, son adresse et son représentant légal. Si la société chinoise hésite à vous donner sa licence en vue de la vérification, vous devez interpréter cela comme une alarme, car les fausses licences d'exploitation ne sont pas rares en Chine.
En outre, ceci devrait être le feu rouge pour vous!
Deuxièmement, il est également important d'avoir une décision explicite du conseil d'administration de la société chinoise approuvant le contrat et autorisant le représentant légal à le signer.
Enfin, il est obligatoire de sceller le contrat par le sceau d'entreprise ou le sceau de contrat de la société chinoise.
Banquet chinois: règles non écrites
Un banquet chinois, c'est beaucoup plus qu'un simple bon repas. Le banquet officiel chinois est presque comique pour les Occidentaux, mais c'est une chose à laquelle il faut faire face.
Tout comme en Europe, vous avez une description de poste et une responsabilité particulière, en Chine, vous devriez apprendre à jouer le jeu selon les règles chinoises.
Lorsque vous êtes invité à un banquet chinois, il est un honneur d'être assis sur le côté droit de votre hôte chinois.
Les Chinois commencent toujours le banquet avec des toasts : dès que les premiers plats arrivent sur la table, les gens prennent un verre de vin et marchent autour de la salle en échangeant des toasts avec d'autres invités. Après quelques tours, ils peuvent enfin commencer à manger. Après quelques heures de la fête, vient le temps de remercier les invités pour assister. A la fin, le toast final est effectué, comme 万事如意 (wanshi ruyi) ce qui signifie, littéralement, "que dix mille choses se passent comme vous le souhaitez", ou 一路顺风 (yilu shunfeng) Bon Voyage, ce qui est attendu lorsque l'hôte chinois ferme le banquet.
Il y a beaucoup de différences entre les habitudes chinoises et occidentales, et assister à un banquet chinois est une démonstration remarquable de ces divergences. Pour se comporter bien lors d'un banquet chinois vous devez avoir une vraie pratique réelle.
Ne vous inquiétez pas, il n'est pas une pratique commerciale obligatoire de faire un banquet à la conclusion d'un contrat, et il serait même considéré comme une mauvaise pratique dans un contexte d'affaires si la société chinoise insiste à ce que vous y assistiez.
Comment améliorer la relation avec votre partenaire chinois lors d'un banquet?
En Chine, les relations personnelles et d'affaires sont beaucoup plus proches que celles dans l'Ouest. Il est facile de transformer les relations personnelles en relations d'affaires. Il est absolument nécessaire d'être conscience de l'étiquette, parce que votre entreprise peut vraiment bénéficier du bon comportement.
Quoi qu'il en soit, pour survivre un banquet chinois et éviter des blocages possibles et des situations embarrassantes, le meilleur conseil est de suivre votre hôte : Les Chinois sont bien conscients qu'un banquet peut être très troublant pour les Occidentaux, donc respirez bien, détendez-vous et appréciez la compagnie d'autres personnes : ceci peut s'avérer beaucoup plus drôle que vous le pensiez.
Bibliography
Chen Yingqun (June 26-July 2, 2015). “Chinese banquet tips dished out by finishing school institute sarita offers foreign executive lessons on how to survive business dinners”. Retrieved from China Daily European Weekly VOL 6. NO 230 ISSN 2045-7995 Page 26.