Planification d'une séance de négociation
Lors de la réservation de vos sessions de négociation à l'avance, évitez tous les jours fériés chinois (Nouvel An chinois et Fête nationale chinoise). Vous devez faire parvenir les documents par écrit à l'avance pour présenter votre entreprise à vos partenaires chinois.
Soyez conscient que les Chinois s’y préparent minutieusement, il est donc probable qu'ils connaitront votre entreprise, et peut-être vous aussi. Par conséquent, assurez-vous que vous avez fait également vos devoirs et apprenez à connaître vos partenaires chinois assez bien avant que votre équipe commence à négocier avec eux.
Afin de vous permettre de contrôler le déroulement de la réunion, exigez toujours un ordre du jour de l'hôte de la réunion à l'avance. Assurez-vous d'avoir au moins trente copies de votre propre proposition à distribuer.
Vous devez garder votre meilleure "face cachée" lors de la négociation avec les Chinois, car une fois qu'ils voient que vous ne vous sentez pas inconfortablement qu'ils vont exploiter vos faiblesses. Le dernier conseil concerne le choix de l'interprète : la meilleure option est de trouver une bonne agence spécialisée qui peut également trouver des interprètes hautement qualifiés et spécialisés également dans un langage technique (par exemple médical, scientifique). Afin d'obtenir les meilleurs résultats de la session de réunion, n’oubliez pas de passer à l'interprète les informations mise à jour.
Les bonnes choses à faire lors d'une réunion de négociation
Tout d'abord, si vous connaissez quelques mots en chinois tels que les salutations, ceci est le bon moment pour les utiliser, et certainement c'est la meilleure façon de commencer une réunion. Votre hôte chinois est bien conscient de la façon dont il est difficile de parler chinois, donc il appréciera sûrement votre effort.
Il est de bon sens d'être patient et de ne jamais montrer de colère ou de frustration au cours d'une séance de négociation. Nous savons tous que les décisions découlant de négociations commerciales peuvent prendre beaucoup de temps, soit parce qu'aucune des parties n'a hâte de les conclure, ou n'a suffisamment d'informations pour prendre la décision finale. En outre, des négociations semblables (avec des concurrents) peuvent se dérouleront en même temps.
Généralement, en Chine, les arrivées tardives sont considérées comme une insulte. Souvenez-vous donc que la ponctualité est essentielle pour faire des affaires avec les Chinois. Surtout dans un cadre professionnel, ne pas arriver à temps pour une réunion d'affaires peut faire que l'hôte de la réunion perde son visage.
Les gens en Chine entrent habituellement dans la salle de réunion dans un ordre hiérarchique, de sorte que le chef de votre délégation doive marcher comme premier dans la salle. S'il ou elle ne le fait pas, les Chinois vont supposer que le premier membre de votre délégation marchant dans la salle de réunion est à la tête de toute façon.
La disposition de sièges est unique aussi. Normalement, l'hôte se trouve sur la gauche de l'invité le plus important./p>
Les gens d'affaires chinois attendent que vous soyez bien préparé pour la réunion, et normalement ils viennent avec une énorme équipe de négociation, alors ne soyez pas surpris lorsque vous voyez deux douzaines de membres de l'équipe adverse dans la salle, mais assurez-vous que vous avez suffisamment de copies de votre proposition à distribuer.
Les Chinois sont bien connus pour la réalisation de « concession » dans leurs négociations, donc toujours gardez cela à l'esprit lors de l'élaboration de votre propre stratégie. Vous devez être prêt à montrer la volonté ou compromis et assurer que les négociateurs chinois estiment qu'ils ont gagné une concession majeure. Une stratégie chinoise connue est faire preuve d'humilité, de déférence et de se présenter comme vulnérables et une partie faible. Vous, comme un fort étranger, serez appelé à aider la partie plus faible grâce à la réalisation de points de concession.
Lorsque la réunion est terminée, vous êtes tenu de quitter la salle avant vos partenaires chinois.
Plus de données sur les techniques de négociation chinoises
Tout d'abord, les Chinoises approchent les réunions différemment, donc plutôt que de commencer par des questions mineures ou secondaires et de travailler le chemin jusqu'à la question de base, les Chinois renversent cet ordre. En d'autres termes, ils commencent avec la question centrale en premier.
Bien que regarder quelqu'un tout en l'écoutant est un signe de montrer du respect en Chine, maintenir le contact visuel trop grand avec un Chinois peut être interprété comme un défi, surtout si la personne que vous regardez est de grade supérieur, en particulier la tête de la délégation chinoise.
Les gens d'affaires chinois font souvent un signe de tête au cours de conversations. Hocher la tête, cependant, ne devrait pas nécessairement être interprété comme un accord ou une réponse affirmative. Au contraire, c'est une reconnaissance de l'orateur.
N'interprétez pas mal les sourires. Outre la chaleur couramment exprimée et le plaisir, pour les Chinois, ils veulent aussi maintenir le calme dans une situation tendue, mal à l'aise ou maladroit.
Reconnaître que les réponses définitives sont rarement donnés dans la culture chinoise et que le mot "oui" peut avoir des significations multiples, tel que c'est ainsi, c'est correct, d'accord etc.
Les Chinois sont souvent réticents à exprimer leur désaccord ouvertement. Par conséquent, ils peuvent utiliser des gestes subtils pour signaler désaccord afin de sauver la face de ceux avec qui ils sont en désaccord. Pour signaler une surprise ou un mécontentement, les Chinois peuvent respirer audiblement et rapidement grâce à leurs dents et les lèvres. Ce geste permet à d'autres à modifier leur comportement.
Remarque: si vos partenaires chinois disent, "pas un gros problème" ou "le problème est pas sérieux", ils réellement signifient généralement qu'il y a encore des problèmes ou que les problèmes sont graves.
Il peut y avoir des périodes de silence à une négociation d'affaires. Il ne faut pas les interrompre, et ne soyez pas le seul à briser le silence.
Les Chinois préfèrent établir une relation forte avant de fermer un accord, alors vous pourriez avoir à répondre plusieurs fois avec eux pour atteindre vos objectifs.
Il n'y a pas fin officielle des négociations et des points "réglés" peuvent survenir à nouveau beaucoup plus tard que ce sont inattendue. La planification et les délais sont fixés et devraient être respectés, mais les demandes de prolongation et de reprogrammation ne sont pas rares.
En ce qui concerne la prise de décision, les Chinois ont tendance à prolonger les négociations au-delà de la date convenue pour gagner un avantage pour eux-mêmes. Donc, votre patience est très appréciée et vous devez être préparé pour leurs retards. Essayez de ne pas mentionner les délais.
Rappelez-vous un contrat est considéré comme un projet sous réserve de modifications. Les Chinois peuvent entendre sur un accord et ensuite changer d'avis. Un contrat signé en Chine n'est pas parfois contraignant et ne signifie pas une fermeture des négociations à tous.
Bien que ne pas apporter de cadeaux soit normal, puisque l'acceptation de cadeaux est considérée comme la corruption (illégale dans le pays), il est une pratique courante pour échanger des cadeaux modestes avec vos nouveaux associés chinois à la première session de négociation, parce que donner un cadeau peut faire démarrer une réunion. Une bonne pratique est de donner un cadeau de groupe de votre entreprise à la société chinoise d'accueil. Rappelez-vous de présenter ce cadeau au chef de la délégation.
Surtout, soyez bien préparé, car une négociation avec les Chinois procède habituellement lentement, prudemment, patiemment, sans affichage émotionnel et la recherche du compromis. Soyez prêt à de nombreuses réunions et de très longues négociations, parfois négociations pour un accord peuvent prendre dix jours d'affilée, voire plus si avec de nombreux entractes.
En conclusion, de nombreuses manières d'affaires observées dans le monde occidental sont également suivis en Chine, aussi longtemps que vous faites attention aux indications ci-dessus, vous ferez grande en Chine!
Bibliography
John L. Graham, Mark Lam, “The Chinese Negotiation”, Harvard Business Review OnPoint 5100, October 2003
Tony Fang, (2006) "Negotiation: the Chinese style", Journal of Business & Industrial Marketing, Vol. 21 Iss: 1, pp.50 - 60
Refkin Alan (May, 2012). “Doing the China Tango: How to Dance around Common Pitfalls in Chinese Business Relationships”.
Refkin Alan (August, 2011). “The Wild, Wild East: Lessons for Success in Business in Contemporary Capitalist China”.
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