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Planeando una sesión de negociación

Introduction

No es fácil llevar negocios en China. Vale la pena conocer un par de reglas que constituyen una base invisible de la vida profesional del país. Es imprescindible conocer bien las técnicas de negociación chinas para maximizar el potencial de sus viajes de negocios.

Planeando una sesión de negociación

Al planear las negociaciones, siempre evite días festivos (el Año Nuevo chino y el Día Nacional Chino). Antes del encuentro es necesario enviar los documentos por escrito para introducir la compañía a los potenciales socios chinos.

Acuérdese que los chinos son muy minuciosos en cuanto al proceso de planeamiento: van a conocer todos los detalles sobre su negocio, por eso vale la pena hacer lo mismo y prepararse bien antes de llegar a la mesa de negociación.

Si quiere estar al corriente de las consiguientes fases de negociación durante la reunión, pida una copia de la agenda con antelación. Llegue con unas 30 fotocopias de su propuesta para repartir.

Va a necesitar su mejor “cara escondida” al negociar con los chinos. En cuanto vean que no se siente cómodo, sacarán provecho de sus puntos débiles. El último consejo está relacionado con la selección de intérprete: lo mejor es buscar uno en una agencia especializada en lenguaje técnico (p.ej. medicina o ciencia). Para sacar lo mejor posible de la negociación, informe al intérprete sobre los últimos cambios en la situación.

Los quehaceres de la negociación

Primero, si conoce algunas palabras chinas tales como los saludos etc. es un momento perfecto para usarlas, y también la mejor manera de iniciar una sesión de negociación. Su anfitrión sabe muy bien que chino es una lengua muy difícil y seguramente apreciará la iniciativa.

El sentido común nos dice que no es bueno ser impaciente y mostrar enfado o frustración en la mesa de negociación. Por supuesto, la toma de decisiones en el proceso de negociación puede llevar mucho tiempo lo que se debe al hecho de que ninguno de los negociadores quiere tomar decisiones apresuradas, y además se necesitan informaciones suficientes para llegar a la conclusión final. También hay que tener en cuenta que cada negociante puede estar en el medio de negociaciones con otra empresa al mismo tiempo.

Como regla general, si alguien llega tarde en China, se interpretará como un insulto, por lo cual es muy importante ser puntual. En un entorno profesional, si un invitado llega tarde a una reunión de negocios, el anfitrión va a quedar mal.

En China la gente entra en la sala de la reunión en un orden determinado, según su rango. Así, el jefe de la delegación tiene que entrar primero. Si no lo hace, los chinos podrán confundir personas, pensando que la primera persona que entró es el jefe.

También es importante saber cómo sentarse. Lo normal es que el anfitrión se sienta a la izquierda del invitado más importante.

Los empresarios chinos normalmente suponen que su contraparte vendrá bien preparado y suelen llegar a la reunión con un grupo enorme de negociadores. No es extraordinario ver más de veinte personas sentarse en la mesa de negociación... Asegúrese que tiene el número suficiente de fotocopias de su propuesta para presentar.

Los chinos son bien conocidos por conseguir una “concesión” en sus negociaciones. Vale la pena tenerlo en cuenta al formular la estrategia de negociación. Tiene que mostrar su disposición a hacer concesiones y así llegar a mutuo acuerdo. Los negociadores chinos tienen que sentir que han conseguido una concesión significativa de parte del empresario ajeno. Una de las estrategias bien conocidas es la de expresar humildad, respeto y vulnerabilidad como negociante. Se supone que usted, es decir el extranjero, la parte más fuerte, va a ayudarle a la parte débil con las concesiones.

Al finalizarse las negociaciones su equipo tiene que salir primero, antes de los empresarios chinos.

Un poco más sobre las técnicas de negociación

Primero, los chinos tienen una visión de este tipo de reuniones bien difrente a los europeos. Por eso en vez de empezar con cuestiones ligeras o menos importantes y luego lentamente pasar a lo fundamental, nuestros socios orientales empezarán con lo más crucial.

Aunque se suele mirar a la persona que habla como señal de respeto, demasiado contacto visual se puede interpretar mal o resultar incómodo, especialmente cuando se trata de una persona de alto rango, por ejemplo el jefe de la delegación.

Los empresarios chinos suelen inclinar la cabeza durante la conversación, lo que no siempre significa que están de acuerdo. Más bien debería interpretarse como reconocimiento del hablante.

No malinterprete las sonrisas. Aparte de ser una expresión de cordialidad o placer, también puede ser una manera de mantenerse en calma en una situación tensa o incómoda.

También tenga en cuenta que las respuestas definitivas no se dan muy a menudo en China y la palabra “sí” puede tener varios significados, por ejemplo “así es”, “correcto” o “está bien” y muchos más...

Los chinos también tienen problemas con expresar falta de acuerdo abiertamente, por eso típicamente utilizan gestos sútiles para guardar las apariencias y no dañar la imagen de la persona con la que están en desacuerdo. Para expresar sorpresa o desagrado, los chinos suelen respirar fuertemente y rápidamente, expirando por los dientes y por la boca, lo que les da la oportunidad a los demás de cambiar su posición.

¡Ojo! Si sus colegas chinos dicen que no es un gran problema o que la situación no es tan grave, normalmente lo que tienen en la mente es lo contrario: todavía hay problemas para resolver o los problemas mencionados son graves.

Durante la negociación puede haber momentos de silencio completo. No los interrumpa y no trate de ser el primero en romper el silencio.

Los chinos prefieren establecer lazos fuertes antes de concertar un acuerdo, por eso puede ser necesario encontrarse varias veces con los representantes chinos para lograr los objetivos principales de negocio.

No existe ningún momento en el cual las negociaciones se cierran. Cada punto ya negociado puede resurgir en el futuro. Se prepara una agenda con fechas límite que luego se respetan, pero solicitudes de extensiones y cambios en el programa de negociaciones no son fuera de lo normal.

En cuanto al proceso de toma de decisiones, los chinos tienden a extender las negociaciones en el tiempo para sacar máximo provecho del negocio. Es recomendable tener paciencia y prepararse para una ronda de demoras. Es mejor no mencionar fechas límite.

Tenga en cuenta que el contrato se trata como proyecto o borrador sujeto a cambios. Los chinos pueden cerrar un acuerdo y luego cambiar de opinión. A veces un acuerdo firmado por las dos partes no es vigente en China y no significa que las negociaciones se han terminado.

Aunque es normal no llevar regalos a una reunión dado que puede considerarse un intento de soborno (lo que es ilegal en China), lo más común es intercambiar pequeños regalos durante la primera ronda de negociación para empezar la relación profesional de una manera amable. Un regalo de parte de la compañía para el conjunto del equipo chino es lo típico. Acuérdese que el regalo debería presentarse al líder de la delegación china.

Sobre todo venga preparado porque las negociaciones con los chinos normalmente duran mucho tiempo, requieren cautela y paciencia, y se llevan a cabo sin mostrar las emociones. Sé preparado para realizar varios encuentros muy largos. A veces hay que esperar diez días seguidos o más tiempo si las sesiones se interrumpen para concertar un acuerdo.

Concluyendo, muchas de las estrategias observadas en el mundo occidental se usan en China. Si aprende cómo cuidar los pequeños detalles descritos arriba, ¡seguro que podrá hacer negocios en China con mucho éxito!

Bibliography

John L. Graham, Mark Lam, “The Chinese Negotiation”, Harvard Business Review OnPoint 5100, October 2003

Tony Fang, (2006) "Negotiation: the Chinese style", Journal of Business & Industrial Marketing, Vol. 21 Iss: 1, pp.50 - 60

Refkin Alan (May, 2012). “Doing the China Tango: How to Dance around Common Pitfalls in Chinese Business Relationships”.

Refkin Alan (August, 2011). “The Wild, Wild East: Lessons for Success in Business in Contemporary Capitalist China”.

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